Primii pași în aplicație
Fluxul complet de configurare a platformei ssm.ro în 10 pași — pentru utilizatorul nou care administrează organizația.
Parcurge cei 10 pași în ordine, de la configurarea organizației până la primele documente trimise angajaților. Fiecare pas conține calea din interfață și un link către pagina cu detalii.
Ordinea contează
Departamentele (pasul 4) și posturile (pasul 5) trebuie să existe înainte de importul angajaților (pasul 7) — altfel importul returnează eroare. Conducătorii de departament se setează abia la pasul 8, după ce angajații există în platformă.
1. Configurarea organizației
Se face de către Super Utilizator:
- Contacte → adaugă un contact cu rolul Administrator Firmă (împuternicit SSM). Acesta va fi trecut ca semnatar standard pe documentația SSM / SU / HR.
- Contacte → adaugă contactele care vor avea rolul Utilizator (gestionarea organizației) — opțional.
- Organigrama → butonul Organizație → introdu datele companiei, care vor apărea pe toate documentele generate de platformă.
Detalii: Roluri în aplicație și Organizație, departamente și posturi
2. Încarcă, semnează și aprobă instrucțiunile SSM/SU
Instrucțiuni SSM (sau Instrucțiuni SU) → butonul Încarcă document, pentru fișiere Office, PDF, imagini sau video.
Semnăturile se adaugă în două moduri:
- individual — din pagina documentului: Acțiuni → Adaugă semnătură
- în masă — Documente →
Ctrl(Cmd) + click pe imaginile documentelor → [N selectate] → Adaugă semnătură
Aprobarea urmează aceeași procedură, individual sau prin selecție multiplă.
Detalii: Generatoare documente
3. Adaugă chestionare la fiecare instrucțiune (opțional)
Instrucțiuni SSM → butonul + din dreptul fiecărei instrucțiuni. O întrebare are 3 răspunsuri, dintre care doar 1 corect.
Poți importa întrebările din fișier XLS, le poți descărca în format CSV sau le poți genera cu AI. Tot aici setezi câte întrebări primește angajatul din colecție și dacă instrucțiunea intră în testarea anuală.
Detalii: Configurarea chestionarelor
4. Configurează organigrama (departamente)
Organigrama → Adaugă Departament. Organigrama poate avea oricâte niveluri; pentru structuri mari, comută pe Organigrama → butonul LISTĂ.
Lasă conducătorul de departament necompletat în acest moment — îl setezi la pasul 8.
Detalii: Departamente
5. Configurează posturile (grupuri de funcții)
Posturi → Adaugă Post. Grupează într-un singur post funcțiile COR care au aceleași riscuri — vei face o singură tematică de instruire pentru tot grupul.
Detalii: Posturi
6. Generează tematicile de instruire
Generatoare → Tematici SSM/SU → alege tematica:
- butonul + din dreapta adaugă o revizie nouă
- butonul rotiță portocaliu pornește generatorul — urmează pașii propuși
Generatorul adaugă automat semnatarii tematicii, care apoi trebuie să semneze, urmând aprobarea.
Detalii: Generarea tematicii de instruire
7. Adaugă angajații — manual sau prin import XLSX
- Manual: Contacte → Adaugă Contact
- Import: Rapoarte → Comparare/Import angajați din Revisal → încarcă fișierul XLS → Generează Raport
Din raportul de comparare vizualizezi diferențele, imporți angajații noi, aplici modificările la cei existenți sau ștergi angajații identificați ca lipsă.
Postul și departamentul trebuie să existe
Importul returnează eroare dacă nu poate identifica postul și departamentul din fișier printre cele create la pașii 4 și 5.
Detalii: Introducere date angajați
8. Setează conducătorii locului de muncă (CLM)
Există două moduri, în funcție de configurarea organizației:
- prin organigramă — Organigrama → click pe departament → alege conducătorul de departament. Dacă un departament nu are conducător sau acesta este suspendat, platforma preia automat conducătorul de nivel superior.
- prin marcă — CLM-ul se primește prin fișierul de import sau se setează la Contacte → Detalii contact → Conducător Loc Muncă
CLM poate fi ales doar dintre contactele cu rol de Angajat.
Detalii: Mod identificare conducător loc de muncă
9. Generează și încarcă documentele angajaților
- Generatoare → alege tipul documentului → filtrare + selecție multiplă → Generează N documente
- sau din dosarul personal al angajatului (Caută... sau Contacte → angajat → meniul Documente): Încarcă document, Generează document ori Documente lipsă → Adaugă
Detalii: Generatoare documente și Gestionare documente
10. Felicitări — ce urmează
Organizația este configurată și primele documente au ajuns la angajați. Pași următori, în funcție de nevoile organizației:
- Semnătura automată — sigiliu electronic și semnătură calificată
- Configurări — conturi locale, documente bilingve, 2FA obligatoriu, automatizări de import
- Aplicații — cursuri și testări, audituri, raportare HSE, registru accidente
- Tutoriale video — curs video pas cu pas pe module