Semnătura automată
Ce este semnătura automată, cele două variante (Sigiliu SSM.ro și Namirial), acordul semnatarului și când se aplică efectiv semnătura
Această secțiune descrie semnătura automată: tipul de semnătură electronică prin care un semnatar dintr-un flux de semnare aplică semnătura fără să intre în aplicație. Ghidul acoperă atât configurarea făcută de echipa de suport, cât și utilizarea de zi cu zi de către administratorul firmei. Este destinat echipei de suport și administratorilor de firmă care gestionează tipurile de semnătură ale angajaților.
Prezentare generală
La semnarea obișnuită, fiecare semnatar primește o invitație pe email, intră în aplicație și confirmă semnătura. La semnarea automată, semnatarul nu primește invitație și nu face nimic: în momentul în care semnatarul dinaintea lui a terminat, sistemul aplică semnătura în numele lui, în câteva secunde, iar fluxul trece mai departe la semnatarul următor.
Este utilă acolo unde aceeași persoană (lucrătorul desemnat SSM, angajatorul, responsabilul SU) trebuie să contrasemneze un volum mare de fișe și tematici de instruire.
Cele două variante nu au aceeași valoare juridică
Există două tipuri de semnătură automată, iar diferența dintre ele este esențială și trebuie comunicată clar clientului înainte de configurare:
| Variantă | Nivel de semnătură | Ce presupune |
|---|---|---|
| Sigiliu SSM.ro automat | Semnătură electronică avansată | Folosește sigiliul electronic al platformei. Nu necesită achiziție per persoană. |
| Namirial automat | Semnătură electronică calificată | Fiecare persoană are nevoie de o semnătură calificată proprie, achiziționată separat de la Namirial. |
Sigiliul SSM.ro este avansat, nu calificat
Dacă procedura internă a clientului sau o cerință legală impune semnătură calificată, singura variantă automată este Namirial, cu o semnătură calificată cumpărată de client de la Namirial pentru fiecare semnatar în parte.
Cerință preliminară
Semnătura automată nu este o simplă setare. Pentru Namirial, firma trebuie să dețină contul propriu la Namirial și semnăturile calificate cu opțiune de semnare automată pentru persoanele vizate. Pentru Sigiliu, este suficient ca semnarea cu sigiliul SSM.ro să fie activată pentru firmă.
Acordul individual al semnatarului
La semnarea automată, semnătura se aplică în numele persoanei, fără ca aceasta să confirme fiecare document în parte. Din acest motiv, acordul semnatarului nu mai poate fi exprimat la momentul semnării și trebuie obținut în avans, o singură dată.
Recomandare fermă
Înainte de activare, firma trebuie să încheie cu fiecare persoană care primește semnătură automată un acord individual scris, prin care aceasta consimte ca semnătura sa electronică să fie aplicată automat, pentru tipurile de documente expres nominalizate în acord.
Acordul se semnează între firmă și persoana în cauză. Se recomandă să conțină cel puțin:
| Element | De ce este necesar |
|---|---|
| Identificarea persoanei | Numele complet și adresa de email folosită în platformă |
| Tipul și nivelul semnăturii | Semnătură avansată (Sigiliu SSM.ro) sau calificată (Namirial), cu indicarea furnizorului |
| Lista exactă a tipurilor de documente | Acordul se dă pentru documente nominalizate, nu la modul general — vezi Tipuri de documente eligibile |
| Modul de funcționare | Faptul că semnătura se aplică automat, fără notificare și fără confirmare per document |
| Perioada de valabilitate | Intervalul în care acordul produce efecte |
| Condițiile de retragere | Cum poate persoana să revoce acordul și ce se întâmplă după revocare |
| Data și semnăturile părților | — |
Platforma nu verifică acordul
Platforma nu verifică existența acestui acord și nu îl stochează. Este o obligație organizatorică a firmei, nu o condiție tehnică. Activarea semnăturii automate funcționează și fără el — tocmai de aceea responsabilitatea revine integral firmei.
Actualizarea acordului
Acordul trebuie actualizat ori de câte ori se schimbă tipurile de documente semnate automat sau se trece de la o variantă la alta (de exemplu de la Sigiliu avansat la Namirial calificat). La retragerea acordului, administratorul firmei trebuie să scoată imediat persoana de pe semnătura automată; la Namirial, prin tichet la suport.
Cine configurează, în funcție de variantă
Ambele variante necesită o configurare inițială făcută de suportul tehnic, o singură dată, la nivel de firmă. Diferența apare la alocarea semnăturii către fiecare semnatar:
- Sigiliu SSM.ro — după configurarea inițială, administratorul firmei alocă singur semnătura automată oricărui semnatar, direct din dashboard, oricând și fără tichet.
- Namirial — alocarea se face exclusiv de suportul tehnic, pentru că presupune introducerea Seal ID-ului semnăturii calificate a persoanei respective. Fiecare persoană nouă necesită un tichet.
Prin urmare, activarea are doi pași:
- Suportul activează semnătura automată la nivelul firmei și, doar în cazul Namirial, o activează individual pentru fiecare persoană.
- Administratorul firmei alocă semnătura semnatarilor (la Sigiliu) sau verifică alocarea făcută de suport (la Namirial) și construiește fluxurile de semnare astfel încât semnatarul automat să respecte restricțiile din Când se aplică semnătura automată.
Semnătura automată nu funcționează pe orice document sau poziție
Restricțiile sunt detaliate în Când se aplică semnătura automată și sunt cea mai frecventă cauză a sesizărilor de tipul „semnătura automată nu pornește".
Furnizori suportați
Semnarea automată este disponibilă la doi furnizori. Diferența nu este doar tehnică: cele două variante au niveluri juridice diferite și modele de administrare diferite.
| Namirial | Sigiliu SSM.ro | |
|---|---|---|
| Nivel de semnătură | Calificată | Avansată |
| Ce se folosește la semnare | semnătura calificată a fiecărei persoane, din contul Namirial al firmei | sigiliul electronic SSM.ro al platformei |
| Achiziție per persoană | Da — fiecare semnatar are nevoie de semnătură calificată proprie, cumpărată de la Namirial | Nu |
| Necesită Seal ID per persoană | Da, obligatoriu | Nu |
| Cine alocă semnătura unui semnatar | Doar echipa de suport | Administratorul firmei, din dashboard |
| Persoană nouă = tichet la suport | Da | Nu |
| Sensibil la schimbarea emailului contactului | Da — activarea se invalidează | Nu |
| Denumirea în lista de tipuri de semnătură | Namirial - Automatic | Sigiliu SSM.ro Automatic |
Alege în funcție de cerința juridică
Alege varianta în funcție de cerința juridică, nu de comoditate. Sigiliul SSM.ro produce o semnătură avansată. Dacă documentele trebuie semnate calificat, singura opțiune automată este Namirial, cu cost și administrare per persoană.
Unde se vede tipul de semnătură al unui angajat
În fișa angajatului există secțiunea „Tip semnatura electronica". Aceasta afișează tipul de semnătură folosit efectiv de angajat și permite modificarea lui.
Lista conține toate opțiunile de semnare configurate pentru firmă, plus opțiunea „Semnatura electronica dezactivata", care oprește complet semnarea pentru acel angajat.
Tot aici se poate completa „Titlu semnatura" — textul afișat sub semnătura aplicată pe document (de exemplu Lucrător desemnat SSM). Dacă este lăsat gol, se folosește rolul implicit al angajatului.
Procedura concretă de alocare diferă în funcție de furnizor:
Când se aplică semnătura automată
Semnătura se aplică automat doar dacă sunt îndeplinite toate condițiile de mai jos, simultan:
- Tipul de document este unul dintre cele eligibile (vezi Tipuri de documente eligibile).
- Semnatarul nu este primul din fluxul de semnare (vezi Restricția de poziție).
- Semnatarul are alocată semnătura automată Namirial sau Sigiliu SSM.ro.
- Semnatarul are cont activ în platformă.
- Firma are semnarea electronică activă.
- Toate semnăturile de dinaintea lui sunt finalizate, documentul nu este în procesare și nu mai are câmpuri de completat rămase.
Dacă oricare condiție nu este îndeplinită, semnătura nu eșuează cu eroare vizibilă: pur și simplu rămâne în așteptare și, după caz, semnatarului i se trimite invitația obișnuită de semnare manuală.
Tipuri de documente eligibile
Semnarea automată funcționează exclusiv pe fișele și tematicile de instruire SSM și SU:
| Grup | Tipuri de document |
|---|---|
| Fișe de instruire SSM | Fisa instruire generala · Fisa instruire la locul de munca · Fisa instruire periodica · Fisa instruire suplimentara |
| Fișe de instruire SU | Fisa instruire SU generala · Fisa instruire SU la locul de munca · Fisa instruire SU periodica · Fisa instruire SU suplimentar |
| Tematici SSM | Tematica instruire generala · Tematica vizitatori · Tematica instruire la locul de munca · Tematica instruire periodica · Tematica instruire suplimentara |
| Tematici SU | Tematica SU introductiv-general · Tematica SU loc de munca · Tematica SU periodica · Tematica SU suplimentar · Tematici SU Echipa Interventie |
Orice alt tip de document se semnează manual
Documente .docx, decizii, instrucțiuni, fișe de aptitudine, fișe de riscuri, testări anuale, documente încărcate manual — nu se semnează automat, chiar dacă semnatarul are semnătura automată activă și corect configurată. În aceste cazuri semnatarul primește invitație pe email și semnează manual, ca oricare alt semnatar.
Restricția de poziție
Semnarea automată este declanșată de finalizarea semnăturii anterioare din flux. Primul semnatar nu are pe cine să-l declanșeze.
| Poziția semnatarului automat în flux | Rezultat |
|---|---|
| Poziția 1 (primul semnatar) | Nu se semnează automat. Semnătura rămâne în așteptare la nesfârșit. |
| Poziția 2 sau mai jos | Se semnează automat, la câteva secunde după finalizarea semnăturii precedente. |
Cea mai frecventă cauză a unui flux „blocat”
Documentul pare corect configurat, persoana are semnătura automată activă, tipul de document este eligibil — dar semnatarul automat a fost pus primul. Soluția este reconstruirea fluxului cu cel puțin un semnatar manual înaintea lui.
De asemenea, fluxul de semnare este strict secvențial: semnatarul automat de pe poziția 3 nu pornește până când semnăturile de pe pozițiile 1 și 2 nu sunt ambele finalizate.
Fluxul zilnic
- Se generează documentul (fișă sau tematică de instruire) ca de obicei.
- Se stabilesc semnatarii și ordinea lor.
- Primul semnatar primește invitația pe email și semnează.
- Când vine rândul semnatarului automat, semnătura se aplică singură în câteva secunde. Nu se trimite nicio invitație și nu este necesară nicio acțiune.
- Fluxul continuă cu semnatarul următor.
Aprobarea documentului după ultima semnătură
După aplicarea ultimei semnături din flux, unele documente trec automat în starea aprobat, fără intervenție. Acest comportament depinde de tipul de document și de numărul de semnatari configurați în structura de dosar și este independent de semnătura automată — se aplică la fel și când toate semnăturile sunt manuale.
Depanare — situații comune
Situațiile de mai jos sunt valabile pentru ambele variante. Pentru probleme specifice fiecărui furnizor, vezi paginile Sigiliu SSM.ro și Namirial.
| Mesaj / simptom | Cauză probabilă | Soluție |
|---|---|---|
| Administratorul firmei nu găsește opțiunea automată în lista din fișa angajatului | Suportul nu a făcut încă configurarea inițială pentru firmă | Tichet la suport |
| Semnătura automată nu pornește deloc, pe niciun document | Configurarea de la nivelul firmei este incompletă sau greșită | Tichet la suport pentru verificarea configurării |
| Semnătura nu pornește pe un anumit document, dar merge pe altele | Tipul de document nu este eligibil | Vezi Tipuri de documente eligibile. Documentul se semnează manual |
| Tipul de document este eligibil, alocarea este corectă, dar semnătura rămâne în așteptare | Semnatarul automat este primul în flux | Vezi Restricția de poziție. Reconstruiește fluxul cu un semnatar manual înainte |
| Semnătura nu pornește pentru un colaborator extern | Contactul nu are cont activ în platformă | Trimite invitația de creare cont și așteaptă acceptarea |
| Semnătura pare blocată, deși semnatarul precedent a semnat | Documentul are câmpuri de completat rămase sau este încă în procesare | Completează câmpurile rămase; dacă documentul este în procesare, așteaptă finalizarea |
| Semnatarul automat primește totuși invitație pe email | Semnătura automată nu este alocată efectiv acelei persoane | Verifică „Tip semnatura electronica" în fișa angajatului; la Namirial, tichet la suport |
| Nu se creează deloc semnături pe documentele firmei | Semnarea electronică nu este activă pentru firmă | Tichet la suport pentru activarea semnării electronice |