Organizație, departamente și posturi
Datele organizației, structura de departamente și gruparea funcțiilor COR în posturi — configurarea care stă la baza tuturor documentelor generate.
Structura organizatorică este fundația platformei: datele organizației apar pe documentele generate, departamentele determină conducătorul locului de muncă, iar posturile determină tematicile de instruire. Se configurează înainte de adăugarea angajaților.
Datele organizației
Din Organigrama → butonul Organizație introduci datele companiei: denumire, CUI, adresă, reprezentant legal.
Aceste date apar pe toate documentele generate de platformă, așa că trebuie completate înainte de a genera primul document.
Departamente
Din Organigrama → Adaugă Departament creezi structura companiei:
- Departamentele pot fi subordonate societății sau altor departamente
- Organigrama poate avea oricâte niveluri, pe orizontală și pe verticală
- Un angajat aparține unui singur departament și are un unic conducător la locul de muncă (CLM)
Conducătorul de departament
La crearea departamentelor, lasă câmpul de conducător necompletat. Conducătorul trebuie să fie un contact cu rol Angajat, care de regulă nu există încă în platformă în momentul construirii structurii — îl setezi după adăugarea angajaților, din Organigrama → click pe departament → alege conducătorul de departament.
Relațiile ierarhice sunt aplicate automat: dacă un departament nu are conducător sau acesta este suspendat, platforma preia automat conducătorul departamentului superior (detecție ascendentă).
Modul de identificare a CLM
Dacă organizația folosește identificarea CLM prin Nr. Marcă în loc de organigramă, opțiunea de conducător de departament nu apare în Organigramă — CLM-ul se primește prin fișierul de import sau se setează pe fiecare contact. Cele două moduri sunt descrise în Configurări.
Vizualizare listă
Din Organigrama → butonul LISTĂ comuți de la reprezentarea grafică la o listă. Pentru structuri cu multe niveluri, lista este mai practică pentru gestionare.
Posturi
Meniul Posturi organizează funcțiile din perspectiva SSM/SU. Din Posturi → Adaugă Post:
- Grupează funcțiile COR (Clasificarea Ocupațiilor din România) care au aceleași riscuri într-un singur post — vei face o singură tematică de instruire pentru tot grupul
- Asociază fiecărui post evaluările de riscuri specifice
- Posturile sunt folosite pentru fișele de evaluare și pentru tematicile de instruire la locul de muncă, periodică și suplimentară
Exemplu: funcțiile „Ajutor mecanic" și „Mecanic auto" se grupează în postul „Mecanic".
Funcțiile COR la import
Dacă adaugi angajații prin import XLS, nu trebuie să adaugi manual funcțiile COR — aplicația le importă automat în postul alocat. Postul și departamentul, în schimb, trebuie să existe deja.