Generatoare documente

Platforma ssm.ro pune la dispoziție șabloane standard pentru generarea automată de documente — decizii, declarații, contracte, tematici de instruire, fișe de instruire, testare cunoștințe, fișe de identificare riscuri.

Documentele se completează automat cu datele existente în platformă sau pot fi completate manual. Sistemul configurează automat semnatarii și îi notifică. Generarea poate fi individuală sau în masă (bulk), cu opțiunea de programare la o dată ulterioară.

Generare document pentru un angajat

Pasul 1: Caută angajatul în aplicație și accesează secțiunea de documente.

Pasul 2: Selectează [Nume Angajat] > Generează document.

Pasul 3: Alege tipul de document de generat.

Pasul 4: Parcurge pașii de generare, completează datele dacă este necesar și finalizează documentul.

Generare automată documente

În meniul Setări > Automatizări poți programa pachete de documente care se generează automat la apariția unor evenimente:

Pentru fiecare document se poate configura momentul trimiterii: imediat sau după o perioadă specificată (minute, ore, zile, zile lucrătoare).

Generare documente în masă (bulk)

Pasul 1: Accesează meniul Generatoare.

Pasul 2: Alege tipul de document.

Pasul 3: Filtrează sau selectează angajații ori categoriile de angajați vizate.

Pasul 4: Completează datele necesare și finalizează procesul de generare.

Ce trebuie să fac înainte de a genera o tematică?

Pentru a efectua instruirea angajaților prin aplicație, tematicile de instruire trebuie generate prin aplicație.

Pasul 1: Meniul Instrucțiuni (SSM sau SU)

Pasul 2: Încarcă fișierele care conțin materialele de instruire (office, pdf, video)

Pasul 3: Semnează și aprobă documentele. Ambele operațiuni se pot face în două moduri:

• individual, din pagina documentului: butonul Acțiuni → Adaugă semnătură
• în masă, din meniul Documente: Ctrl (Cmd) + click pe imaginile documentelor → [N selectate] → Adaugă semnătură

Aprobarea urmează aceeași procedură, individual sau prin selecție multiplă.

Pasul 4: Configurează testările — vezi Configurarea chestionarelor.

Configurarea chestionarelor

Chestionarele se atașează instrucțiunilor și alimentează testările de la finalul instruirii.

Din meniul Instrucțiuni SSM (sau SU) → butonul + din dreptul fiecărei instrucțiuni. O întrebare are 3 răspunsuri, dintre care doar 1 corect.

Metode de adăugare a întrebărilor:

Chestionarul existent poate fi descărcat în format .csv din Meniu → Acțiune (opțiunea apare doar dacă au fost adăugate întrebări).

Pentru fiecare instrucțiune configurezi:

• numărul de întrebări care vor fi extrase din colecție pentru o testare
• dacă instrucțiunea este inclusă în testarea anuală

Generarea tematicii de instruire

După ce instrucțiunile sunt încărcate și aprobate, mergi la Generatoare → Tematici SSM/SU → alege tematica dorită:

• butonul + din dreapta adaugă o revizie nouă
• butonul rotiță portocaliu pornește generatorul — parcurge pașii propuși
• poți filtra instrucțiunile după titlu pentru a selecta mai ușor conținutul tematicii

Tematicile pentru instruirea la locul de muncă, cea periodică și cea suplimentară sunt asociate posturilor configurate anterior.

La final, generatorul adaugă automat semnatarii tematicii. Aceștia trebuie să semneze, după care tematica poate fi aprobată.

Ce trebuie să fac înainte de a genera o fișă de instruire?

Pentru a efectua instruirea și a genera o fișă de instruire, verifică următoarele:

• Angajații sunt introduși corect, au un Departament și Post și o adresă de email unde pot fi notificați.

• Există Tematică de instruire aprobată pentru fișa pe care dorești să o generezi:

Ce trebuie să fac după ce am generat bulk fișe de instruire?

Pasul 1: Meniu > Generatoare

• Verifică în secțiunea PLANIFICATE ce documente au fost generate cu succes.
• Verifică în secțiunea ERORI dacă există erori de generare, exemplu tematică lipsă.

Pasul 2: Meniu > Istoric Operații

Verifică filtrul de Erori dacă anumite adrese de email nu au primit notificările (mailbox full, spam reject, network delay, etc.).

Cum generez o testare anuală?

Testarea anuală pentru SSM se realizează din Instrucțiunile SSM prezente în Tematica Periodică pentru postul angajatului.

Pentru a putea genera acest tip de testare trebuie să te asiguri că:

• Angajații sunt introduși corect cu Departament, Post și adresă de email.
• Tematicile de instruire periodică SSM (sau SU) sunt generate pentru toate Posturile și aprobate.
• Instrucțiunile SSM (sau SU) sunt configurate pentru Testare Anuală (Meniul Instrucțiuni SSM) și au un număr suficient de chestionare.

Pasul 1: Meniu > Generatoare > Alte Documente > Testare Anuală SSM (sau SU)

Pasul 2: Filtrează/Selectează personalul care va primi testarea.

Pasul 3: Alege data la care se va expedia testarea și numărul de întrebări pe care le va conține.

Întrebările sunt alese random din toate Instrucțiunile conținute în Tematica periodică și configurate pentru a fi incluse în testarea anuală.

Cum pot genera un curs pentru angajați?

Pasul 1: Meniu Generatoare > Alte documente > Tematică generală curs

Acest generator permite realizarea unei tematici generale de tip curs, în care poți include ce materiale dorești (ex: utilizare imprimantă). Materialele anexate în tematică vor fi încărcate și aprobate în prealabil în secțiunea Instrucțiuni SSM.

Pasul 2: Meniu Generatoare > Alte documente > Fișă generală curs

Acest generator va expedia instruirea de tip curs participanților aleși.

Titlurile documentelor generate pot fi preconfigurate din Meniu > Structura Dosar, exemplu: Tematică utilizare imprimantă YC2005, Fișă de curs utilizare imprimantă YC2005.

Cum pot modifica un document generat?

Pasul 1: Accesează documentul generat

Pasul 2: Butonul Acțiuni > Adaugă Pagină

Alege un fișier (office, pdf, imagine) pe care dorești să-l adaugi în continuarea documentului.

ATENȚIE: Modificarea unui fișier semnat electronic va invalida semnăturile existente.

Template-uri docx Versiunea 1 (V1)

Această aplicație permite generarea de documente din template-uri .docx. Pentru funcționalitate avansată, vezi documentația Template-uri docx Versiunea 2 (V2).

Pasul 1: Pregătește un document word, de tip (.docx) cu conținut propriu organizației tale

• În paragrafe și/sau tabele, poți adăuga câmpuri care vor fi completate la generare în formatul {{NUME_CAMP}}
• Poți folosi următoarele câmpuri predefinite care vor fi completate automat cu date existente în aplicație:
  • {{NUME}} {{CNP}} {{EMAIL}} {{ADRESA}} {{MARCA}} {{DEPARTAMENT}} {{POST}} {{FUNCȚIE}} {{CLM}} {{AUTOR}} {{LOCALITATE}}
  • {{JUDEȚ}} {{CALIFICARE}} {{AUTORIZAȚII}} {{STUDII}} {{CI_SERIE}} {{CI_NUMĂR}} {{CI_EMIS}} {{CI_EXPIRĂ}} {{CI_ELIBERAT}}
  • {{DATA}}
• Atenție: Câmpurile trebuie scrise uniform. Dacă se aplică formatare sau culoare, trebuie aplicat pe tot numele cu tot cu acolade. În caz contrar, nu vor fi detectate corect. Dacă un câmp nu este detectat la încărcarea fișierului, pentru corecție, selectează variabila în documentul word și efectuează Tăiere (Cut), apoi Lipire text simplu (Paste unformatted text).

Pasul 2: Instalează Aplicația Template-uri Docx în organizație și adaugă un nou template Versiunea 1.

Pasul 3: Încarcă fișierul word. Aplicația va genera un formular pentru variabilele detectate.

Pasul 4: Personalizează fiecare câmp din formular cu explicații (etichetă), dacă este obligatoriu, și tipul de completare (text, selecție unică, selecție multiplă).

Tot aici poți seta și semnatarii documentului.

Pasul 5: Generează documentele din meniul Generatoare > Template-uri docx > Numele documentului.

Documentul poate fi generat individual și completarea se poate face de către autorul documentului, sau poate fi generat pentru o selecție de personal și completat de către angajați. Aceștia vor fi notificați automat.

Observații:

• Variabilele pot fi introduse în paginile documentelor, în paragrafe text și tabele, cu formatare de stil și culoare.
• Tipul de documente acceptat pentru template este .docx
• Pentru a ușura completarea documentelor, trebuie să configurezi formularul, adăugând etichete cu explicații pentru fiecare câmp.

Aplicație Template-uri Docx - versiunea 2 (V2)

Această aplicație permite generarea de formulare în mai mulți pași, și integrarea acestora după completare în template-ul de document docx.

Pasul 1: Configurează un formular în mai mulți pași care va fi completat de utilizatori:

• Tipuri multiple de răspuns (text, opțiuni selectabile, dată, număr, etc.)
• Precompletări automate
• Grupuri de câmpuri care pot fi multiplicate (ex. tabele)
• Întrebări condiționante în funcție de răspunsurile anterioare

Pasul 2: Configurează un template docx cu următoarele opțiuni:

{{Intrebare_1}} - va adăuga răspunsul de la întrebare în document

{{#Conditie_1}}Acest bloc va fi afișat doar dacă condiția din formular este îndeplinită{{/Conditie_1}}

Acest bloc va afișa o listă de echipamente de protecție care au fost alese în formular:

{{#Masuri}}
  {{Tip_echipament}} {{Masura}}
{{/Masuri}}

Observații:

• Configurarea formularelor și template-urilor V2 oferă mai multă flexibilitate pentru procese complexe cu logică condiționată.
• Răspunsurile din formular se pot repeta pentru mai mulți parametri folosind grupuri multiplicate.
• Template-urile V2 suportă condiții avansate pentru afișarea conținutului în funcție de răspunsurile furnizate.