Arhivare electronică

Platforma ssm.ro permite arhivarea automată a documentelor aprobate prin integrare cu Google Drive sau OneDrive. Arhivarea se execută zilnic, în afara orelor de program.

Configurare Google Drive

Pasul 1 — Creează un proiect în Google Cloud Platform

• Navighează la Google Cloud Platform Console
• Creează un proiect nou: Select Project > New Project > Create

Pasul 2 — Activează Google Drive API

• Accesează API Library
• Caută și activează Google Drive API

Pasul 3 — Adaugă un Service Account

• Mergi la APIs & Services > Credentials
• Creează credențiale noi pentru un Service Account
• Descarcă fișierul JSON cu datele de autentificare
• Salvează adresa de email a service account-ului pentru pasul următor

Pasul 4 — Creează un Shared Drive

• Deschide Google Drive
• Selectează New > Shared Drive
• Numește-l „Arhiva SSM.ro" și intră în folder
• Copiază Shared Drive ID din URL (format: /drive/folders/[ID])

Pasul 5 — Partajează Shared Drive-ul

• Acordă acces adresei de email a service account-ului din Pasul 3

Pasul 6 — Configurează în platforma ssm.ro

Accesează Setări > Arhivare Electronică > Google Drive și:

1. Încarcă fișierul JSON descărcat
2. Introdu Shared Drive ID
3. Activează serviciul

La activare, un folder pentru companie apare automat în Shared Drive. Arhivarea zilnică a documentelor aprobate se execută în afara orelor de lucru. Jurnalele de arhivare sunt disponibile per document sau în istoricul operațiunilor zilnice.

---

Configurare OneDrive

Pasul 1 — Adaugă o nouă aplicație în Azure Portal

• Accesează Azure Portal — App Registrations
• Creează o înregistrare nouă
• Bifează Accounts in any organization
• Copiază Redirect URL din Setări > Arhivare > OneDrive al platformei ssm.ro și introdu-l în Azure
• După adăugarea aplicației, la Overview găsești Client ID — salvează această valoare

Pasul 2 — Activează autentificarea cu token-uri

În setările aplicației din Azure Portal, activează autentificarea bazată pe token-uri (ID tokens / Access tokens).

Pasul 3 — Adaugă un secret și salvează valoarea

• Mergi la Certificates & Secrets > New Client Secret
• Adaugă un secret și salvează valoarea secretului (nu ID-ul)
• Notează data de expirare și actualizează secretul înainte de expirare

Atenție: Este necesară valoarea secretului, nu ID-ul acestuia.

Pasul 4 — Configurează permisiunile API

În API Permissions, adaugă permisiunile necesare pentru accesul la OneDrive/SharePoint (de ex. Files.ReadWrite.All sau Sites.ReadWrite.All) și acordă consimțământul admin.

Pasul 5 — Obține ID-ul de Drive utilizat

În funcție de tipul de drive pe care îl vei folosi:

• Accesează OneDrive > My Files și salvează valoarea CID din URL (ex. 1DE8...2A7)
• Pentru conturi business: obține ID-ul drive-ului folosind Microsoft Graph Explorer — după autentificare, verifică operația my profile și get items in my drive

Pasul 6 — Completează valorile în platforma ssm.ro

Accesează Setări > Arhivare > OneDrive și introdu:

• Client ID (din Pasul 1)
• Valoarea secretului (din Pasul 3)
• ID-ul de Drive (din Pasul 5)

După salvare, vei fi redirecționat la Microsoft Azure pentru a confirma accesul. În cazul unor setări corecte, vei fi redirecționat înapoi la platforma ssm.ro, arhivarea va fi activată și în Drive va apărea un director pentru organizația configurată. În caz contrar, se va afișa un mesaj de eroare.