Arhivare electronică
Prezentare generală a integrărilor de arhivare electronică disponibile în ssm.ro și cum alegi furnizorul potrivit.
Platforma ssm.ro poate trimite automat documentele aprobate către o arhivă electronică externă. Sunt disponibile mai multe integrări: unele sunt incluse în platformă și se configurează din Setări > Arhivare electronică, altele sunt aplicații care se instalează separat din Aplicații.
Furnizori disponibili
Toate integrările arhivează documentele automat, zilnic (în afara orelor de program). În plus, furnizorii de tip aplicație (IronMountain, Namirial) permit și arhivarea manuală, per fișier, din interfața aplicației.
| Furnizor | Tip | Cont / serviciu necesar | Arhivare | Ghid |
|---|---|---|---|---|
| Google Drive | Inclus în platformă | Google Business Standard (Shared Drive) | Automat, zilnic | Google Drive |
| OneDrive | Inclus în platformă | Cont Microsoft / Azure App | Automat, zilnic | OneDrive |
| certARCHIVE (certSIGN) | Inclus în platformă | Contract certSIGN (arhivă electronică) | Automat, zilnic | certARCHIVE |
| IronMountain M-Files | Aplicație | Cont M-Files CloudVault | Automat, zilnic + manual per fișier | IronMountain M-Files |
| IronMountain AE | Aplicație | Cont IronMountain Archive Engine | Automat, zilnic + manual per fișier | IronMountain AE |
| Namirial E-Sign | Aplicație | Cont Namirial eSign + arhivă calificată | Automat, zilnic (max. 100 doc/rulare) + manual per fișier | Namirial E-Sign |
Notă privind plafonul: arhivarea automată Namirial E-Sign procesează cel mult 100 de documente per rulare, mai puțin decât ceilalți provideri de arhivare (500). Pentru volume mari, arhivarea se face progresiv, pe parcursul mai multor rulări.
Cum alegi furnizorul
- Google Drive / OneDrive — cele mai simple de configurat dacă organizația folosește deja Google Workspace sau Microsoft 365; arhivarea rulează zilnic.
- certARCHIVE, IronMountain, Namirial — arhivă electronică calificată/enterprise, potrivite pentru cerințe de conformitate mai stricte; necesită un contract cu furnizorul respectiv.