Arhivare Namirial E-Sign

Acest ghid descrie panoul de administrare al aplicației Arhivare Namirial E-Sign. Aplicația permite arhivarea automată a documentelor PDF aprobate din platformă în arhiva electronică Namirial (eSignAnyWhere). Ghidul se adresează administratorului care configurează conexiunea și decide ce tipuri de documente se arhivează.

1. Prezentare generală

Aplicația trimite automat documentele PDF finalizate din platformă către arhiva Namirial.

Cerință preliminară: pentru a utiliza această aplicație, clientul trebuie să dețină un cont propriu Namirial eSign pentru semnare automată și, de la același furnizor (Namirial), serviciul de arhivă calificată. Fără acestea, conexiunea nu poate fi configurată.

Pentru a funcționa, administratorul trebuie să parcurgă, în ordine, doi pași de configurare:

1. Configurarea conexiunii — introducerea datelor de acces la contul Namirial și activarea conexiunii (tabul Conexiune).
2. Selectarea documentelor de arhivat — bifarea tipurilor de document care se arhivează și, opțional, maparea câmpurilor (meta-date) trimise către arhivă (tabul Setări documente).

După configurare, un proces automat programat preia zilnic documentele eligibile și le arhivează. Starea lor poate fi urmărită în tabul Documente, de unde se pot arhiva și manual documente individuale.

Important: documentele se arhivează automat doar dacă (a) conexiunea este activă și (b) tipul de document este bifat în Setări documente.

2. Structura panoului — taburi

Panoul de administrare este organizat în 3 taburi:

Ordinea recomandată la prima configurare: Conexiune → Setări documente → Documente.

3. Tabul „Conexiune" — parametri obligatorii

Tabul conține două secțiuni: o zonă de stare a conexiunii (activă/dezactivată) și un formular cu detaliile conexiunii.

Parametri

Toți cei 4 parametri (Client Url, Api Key, Automatic Profile ID, Callback URL) sunt obligatorii. Dacă lipsește oricare dintre ei la salvare, sistemul respinge salvarea cu mesajul „Lipsă valori parametri".

Cum se salvează datele de conexiune

1. Completează cei 4 parametri în secțiunea Detalii conexiune.
2. Apasă Salveaza.
3. La succes apare mesajul „Conexiune salvata cu succes!".

Butonul „Salveaza" este dezactivat cât timp conexiunea este activă. Pentru a modifica datele unei conexiuni deja active, apasă întâi Dezactiveaza, fă modificările, salvează, apoi Activeaza din nou.

Cum se activează / dezactivează conexiunea

• În secțiunea de stare, butonul afișează Activeaza (când conexiunea e oprită) sau Dezactiveaza (când e pornită), iar textul arată dacă „Conexiunea este activa" sau „dezactivata".
• La apăsarea Activeaza, sistemul testează efectiv conexiunea către Namirial cu datele salvate. Dacă testul eșuează, activarea este respinsă și conexiunea rămâne dezactivată (vezi secțiunea 7).
• Doar o conexiune activă declanșează arhivarea automată.

4. Tabul „Setări documente"

Aici administratorul alege ce tipuri de document se arhivează în Namirial și ce informații (meta-date) însoțesc fiecare document în arhivă.

Activarea arhivării per tip de document

Tabelul listează tipurile de document din platformă:

Doar tipurile de document bifate ajung în arhivă. Un tip nebifat este ignorat de procesul automat.

Recomandare pentru testare: înainte de a activa arhivarea pe tipurile de document reale, creează un tip de document de test din Structura dosar și efectuează testele de arhivare pe acesta. Astfel validezi conexiunea și maparea meta-datelor fără a genera un volum mare de erori pe documentele reale.

Configurarea variabilelor meta (mapare arhivă ↔ platformă)

Apăsând pe butonul din coloana Meta, se deschide o fereastră cu lista variabilelor definite pentru acel tip de document. Fiecare variabilă este o mapare între:

• Cheie din arhivă — numele câmpului așa cum îl așteaptă arhiva Namirial (îl definești tu).
• Valoare din platformă — sursa datelor din platformă care completează acel câmp (o alegi dintr-o listă).

Acțiuni disponibile în fereastră:

• Adauga — creează o mapare nouă (introduci Cheie din arhiva și alegi Valoare din platforma).
• Editează (creion) — modifică o mapare existentă.
• Șterge (coș) — elimină maparea.

Pentru tipul de valoare Text personalizat apare un câmp suplimentar Valoare fixa, în care introduci textul constant ce va fi trimis mereu pentru acea cheie.

Variabile disponibile („Valoare din platformă")

Informații generale (disponibile pentru orice tip de document):

Informații despre angajat (disponibile doar pentru documente de tip .docx sau asociate unui angajat):

Informație personalizată:

Dacă un tip de document nu este de tip .docx și nu este legat de un angajat, în listă apar doar informațiile generale și cea personalizată (informațiile despre angajat sunt ascunse).

5. Tabul „Documente"

Afișează documentele grupate pe stare, cu paginare. Filtrul „Filtreaza stare documente" are trei opțiuni:

Fiecare rând afișează numele fișierului, care este link către document în platformă.

Acțiuni manuale (pentru documentele „In curs de arhivare")

Din meniul ⋮ al rândului:

• MetaData — afișează meta-datele care vor fi trimise pentru documentul respectiv (util pentru verificarea mapărilor înainte de arhivare).
• Arhiveaza — trimite manual documentul către arhiva Namirial, imediat. Dacă documentul a fost deja arhivat, operațiunea este respinsă cu mesajul „Fisierul a fost deja arhivat.".

6. Arhivarea automată și limite

Pe lângă arhivarea manuală, sistemul rulează un proces automat programat care preia zilnic documentele eligibile și le trimite în arhiva Namirial.

Condiții pentru arhivarea automată a unui document

Un document este arhivat automat doar dacă îndeplinește toate condițiile:

1. Conexiunea Namirial E-Sign este activă.
2. Tipul de document este bifat în Setări documente.
3. Documentul este un PDF în stare aprobată/arhivată.
4. Documentul nu a fost deja arhivat în Namirial.

Limita de documente per rulare

Plafonul este de 100 de documente pe fiecare rulare a procesului de arhivare. Dacă la un moment dat există mai mult de 100 de documente neArhivate, restul rămân în starea „In curs de arhivare" și sunt preluate la rulările următoare, în tranșe de câte 100.

Notă: acest plafon (100) este specific arhivării Namirial E-Sign și este mai mic decât cel folosit de alți provideri de arhivare din platformă (500). Pentru volume mari de documente, arhivarea completă se face progresiv, pe parcursul mai multor rulări.

Documentele care nu pot fi arhivate (ex. eroare de la Namirial) rămân în starea „In curs de arhivare" și sunt reîncercate la rulările ulterioare; erorile sunt înregistrate în jurnalul sistemului.

7. Depanare — erori uzuale