Arhivare IronMountain M-Files
Cum configurezi și folosești modulul de arhivare IronMountain M-Files (CloudVault) din panoul de administrare ssm.ro.
Modulul Arhivare IronMountain M-Files permite trimiterea automată a documentelor aprobate din platformă către un seif electronic M-Files (CloudVault), asigurând arhivarea electronică a dosarelor de personal.
1. Configurarea conexiunii M-Files
Din tab-ul Conexiune, completează datele de conectare la contul M-Files:
| Câmp | Descriere |
|---|---|
| URL REST API | Adresa serverului M-Files CloudVault (format https://...cloudvault.m-files.com/REST) |
| Utilizator | Numele de utilizator al contului M-Files |
| Parolă | Parola contului |
| GUID Vault | Identificatorul unic al vault-ului M-Files (format {XXXXXXXX-XXXX-XXXX-XXXX-XXXXXXXXXXXX}) |
Apasă „Salvează conexiunea". Sistemul validează automat că se poate conecta la M-Files.
După salvare, activează conexiunea cu comutatorul „Conexiune activă". Dacă activarea reușește, arhivarea automată este pornită.
Dacă activarea eșuează, verificați URL-ul, GUID-ul și credențialele.
2. Selectarea documentelor arhivate
Din tab-ul Documente, poți selecta ce tipuri de documente din dosarul angajaților vor fi arhivate automat în M-Files. Arhivarea automată rulează zilnic; în plus, fiecare document eligibil poate fi arhivat și manual (vezi mai jos).
Bifați documentele dorite din lista cu toate tipurile de documente disponibile. Documentele nebifate nu vor fi arhivate.
3. Configurarea metadatelor pe document
Pentru fiecare document activat, poți configura metadatele cu care va fi înregistrat în M-Files.
Apasă iconița de configurare de lângă un document bifat pentru a defini maparea metadatelor: câmpurile din M-Files care vor fi completate automat cu datele angajatului (ex. nume, departament, dată document etc.).
4. Urmărirea arhivărilor
Tab-ul principal al modulului afișează trei liste:
| Tab | Descriere |
|---|---|
| Arhivate | Documentele trimise cu succes la M-Files |
| Nearhivate | Documentele eligibile care nu au fost încă trimise |
| Ignorate | Documentele excluse de la arhivare |
Pentru fiecare document din lista Nearhivate, poți iniția manual arhivarea apăsând butonul de arhivare din dreptul lui.
Dacă conexiunea este activă, arhivarea automată se face zilnic. Poți arhiva oricând și manual un document din lista Nearhivate (documentele eligibile care nu au fost încă trimise, ex. cele aprobate înainte de activarea conexiunii).
Pagina principală a modulului este organizată în trei taburi:
Tabul „Arhivate"
Afișează reviziile deja arhivate cu succes în M-Files.
| Coloană | Descriere |
|---|---|
| Nume fișier | Titlul reviziei arhivate |
| ID fișier M-Files | Identificatorul documentului în sistemul M-Files |
| Data arhivării | Data și ora la care s-a efectuat arhivarea |
Tabul „Nearhivate"
Afișează reviziile de tip PDF cu statusul aprobat sau arhivat care sunt configurate pentru arhivare, dar nu au fost arhivate încă. Aceste documente pot fi arhivate manual.
| Coloană | Descriere |
|---|---|
| Nume fișier | Titlul reviziei |
| Acțiuni | Buton „Arhivează" pentru arhivare manuală |
Tabul „Ignorate"
Afișează înregistrările (Records) ale căror tip de document nu este configurat pentru arhivare. Aceste documente nu vor fi arhivate automat.
2. Configurarea conexiunii M-Files
Conexiunea cu serverul M-Files se configurează din butonul „Configurare Conexiune".
| Câmp | Descriere | Exemplu |
|---|---|---|
| Client REST API URL | URL-ul endpoint-ului REST al instanței M-Files CloudVault | https://organizatie.cloudvault.m-files.com/REST |
| Username | Numele de utilizator pentru autentificare în M-Files | |
| Password | Parola contului M-Files | |
| GUID vault | Identificatorul unic al vault-ului M-Files, între acolade | {xxxxxxxx-xxxx-xxxx-xxxx-xxxxxxxxxxxx} |
Condiții de validare:
- URL-ul trebuie să înceapă cu
http://sauhttps://și să se termine cu.cloudvault.m-files.com/REST - GUID-ul trebuie să fie între acolade
{...}
Apasă „Salvează" pentru a salva configurația.
3. Activarea și dezactivarea conexiunii
Toggle-ul „Conexiune activă" controlează dacă arhivarea automată este activă.
- Activare: Sistemul testează conexiunea prin obținerea unui token de autentificare de la M-Files. Dacă testul eșuează, conexiunea nu se activează și apare un mesaj de eroare.
- Dezactivare: Oprește arhivarea automată. Documentele deja arhivate nu sunt afectate.
Verifică întotdeauna că datele de conexiune sunt corecte înainte de activare.
4. Configurarea documentelor arhivate
Din butonul „Configurare Documente" poți selecta care tipuri de documente (RequiredRecords) vor fi arhivate automat în M-Files.
Afișează lista tuturor tipurilor de documente de tip operators disponibile în sistem. Pentru fiecare document poți:
| Câmp | Descriere |
|---|---|
| Arhivare activă | Toggle Da/Nu — dacă reviziile acestui tip de document se arhivează automat |
| ID document M-Files | Identificatorul tipului de document în sistemul M-Files (necesar pentru maparea corectă la arhivare) |
Apasă „Salvează" pe fiecare rând după modificare.
Dacă un tip de document nu are configurat un ID document M-Files, arhivarea sa va eșua chiar dacă arhivarea este activată.
5. Arhivarea manuală a unui document
Din tabul „Nearhivate", poți arhiva manual o revizie:
- Identifică revizia dorită în tabel
- Apasă butonul „Arhivează" de lângă aceasta
- Sistemul trimite fișierul PDF la M-Files via API
- La succes, revizia dispare din tabul „Nearhivate" și apare în „Arhivate"
Erori posibile:
- Conexiunea M-Files nu este activă
- Fișierul PDF lipsește din revizie
- Eroare de comunicare cu API-ul M-Files (token expirat, server indisponibil)
- Documentul a fost deja arhivat
6. Vizualizarea metadatelor unui document arhivat
Din tabul „Arhivate", apasă pe un document pentru a vedea metadatele sale din M-Files.
Metadatele afișate sunt preluate în timp real din M-Files via API și reflectă starea curentă a documentului în sistemul de arhivare (proprietăți, versiune, clasă document etc.).
Dacă conexiunea este inactivă sau API-ul M-Files nu răspunde, afișarea metadatelor va eșua cu un mesaj de eroare.