Arhivare IronMountain AE

Modulul Arhivare IronMountain AE permite trimiterea automată a documentelor aprobate din platformă către serviciul de arhivare electronică IronMountain AE, asigurând conformitatea cu cerințele legale de arhivare.

1. Configurarea conexiunii

Din tab-ul Conexiune, completează datele furnizate de IronMountain:

Apasă „Salvează conexiunea". Sistemul salvează credențialele.

Activează conexiunea cu comutatorul „Conexiune activă". La activare, sistemul verifică automat că datele sunt valide și conexiunea funcționează.

Dacă activarea eșuează, contactați echipa IronMountain pentru a verifica credențialele.

2. Selectarea documentelor arhivate

Din tab-ul Documente, bifați tipurile de documente din dosarul angajaților care vor fi arhivate automat în IronMountain AE. Arhivarea automată rulează zilnic; în plus, fiecare document eligibil poate fi arhivat și manual.

Documentele nebifate nu sunt arhivate, indiferent de statusul conexiunii.

3. Urmărirea arhivărilor

Tab-ul principal afișează trei liste:

Dacă conexiunea este activă, arhivarea automată se face zilnic. Documentele din lista Nearhivate (eligibile, netrimise încă — ex. cele aprobate înainte de activarea conexiunii) pot fi arhivate oricând și manual.

1. Interfața principală — taburi

Pagina principală a modulului este organizată în trei taburi:

Tabul „Arhivate"

Afișează reviziile deja arhivate cu succes în IronMountain AE.

Tabul „Nearhivate"

Afișează reviziile de tip PDF cu statusul aprobat sau arhivat, configurate pentru arhivare, care au cel puțin o semnătură electronică asociată, dar nu au fost arhivate încă.

Tabul „Ignorate"

Afișează înregistrările (Records) ale căror tip de document nu este configurat pentru arhivare. Aceste documente nu vor fi arhivate automat.

2. Configurarea conexiunii AE

Conexiunea cu serverul IronMountain AE se configurează din butonul „Configurare Conexiune".

Apasă „Salvează" pentru a salva configurația.

3. Activarea și dezactivarea conexiunii

Toggle-ul „Conexiune activă" controlează dacă arhivarea automată este activă.

• Activare: Sistemul testează conexiunea cu API-ul IronMountain AE. Dacă testul eșuează, conexiunea nu se activează și apare un mesaj de eroare.
• Dezactivare: Oprește arhivarea automată. Documentele deja arhivate nu sunt afectate.

Verifică întotdeauna că datele de conexiune sunt corecte înainte de activare.

4. Configurarea documentelor arhivate

Din butonul „Configurare Documente" poți selecta care tipuri de documente (RequiredRecords) vor fi arhivate automat în IronMountain AE.

Spre deosebire de M-Files, IronMountain AE nu necesită un ID de document per tip — maparea se face automat pe baza credențialelor de conexiune (PRO, Token, REQ ID).

5. Arhivarea manuală a unui document

Din tabul „Nearhivate", poți arhiva manual o revizie:

1. Identifică revizia dorită în tabel
2. Apasă butonul „Arhivează" de lângă aceasta
3. Sistemul trimite fișierul PDF la IronMountain AE via API
4. La succes, revizia dispare din tabul „Nearhivate" și apare în „Arhivate" cu ID-ul primit de la AE

Erori posibile:

• Conexiunea AE nu este activă
• Fișierul PDF lipsește din revizie sau nu are semnături electronice asociate
• Eroare de comunicare cu API-ul AE
• Documentul a fost deja arhivat

6. Vizualizarea metadatelor unui document arhivat

Din tabul „Arhivate", apasă pe un document pentru a vedea metadatele sale din IronMountain AE.

Metadatele sunt preluate în timp real via API și reflectă starea curentă a documentului în sistemul de arhivare.

Dacă conexiunea este inactivă sau API-ul AE nu răspunde, afișarea metadatelor va eșua cu un mesaj de eroare.

7. Diferențe față de modulul M-Files