Retenția și Ștergerea Datelor
Ferestre de retenție pe categorii de date, fluxul de ștergere a contului și a organizației, pe ambele modele de deployment
Datele sunt păstrate strict pe durata necesară scopului prelucrării și a obligațiilor legale, apoi sunt șterse ireversibil. Ferestrele de mai jos acoperă atât Modelul Partajat (SaaS) cât și Modelul Enterprise (Dedicat); diferențele de implementare apar explicit în coloane.
Ferestre de retenție
| Categorie | Model Partajat (SaaS) | Model Enterprise (Dedicat) | Mecanism |
|---|---|---|---|
| Trail audit semnare | 5 ani | 5 ani | CloudWatch Logs append-only — un worker injectează sursa și datele din ambele platforme |
| Loguri activitate clienți | 3 luni, rotate automat | 3 luni default, configurabil per client | În platformă; descărcabile lunar de către client |
| Loguri de acces (IP, browser, timp, cont) | 30 zile | 12 luni default, extensibil contractual | New Relic (Partajat) / CloudWatch Logs (Dedicat) |
| Backup-uri Postgres | 30 zile | 30 zile | PITR continuu + snapshot-uri zilnice |
| Documente (S3) | Versionare + replicare geografică | Versionare + replicare geografică | Lifecycle policy: versiunile expiră automat la 100 zile după ștergere |
| Date angajați (Postgres + documente S3) | Până la ștergere manuală de către client | Până la ștergere manuală de către client | Ștergerea unui angajat declanșează ștergerea în cascadă a documentelor atașate |
| Date contabile/financiare | Termene legale | Termene legale | Conform legislației contabile aplicabile |
Principii
- Datele devenite nefolositoare sau ajunse la scadență se șterg/distrug ireversibil din toate bazele de date și suporturile de stocare.
- Prin excepție, datele pot fi stocate perioade mai lungi dacă sunt necesare pentru apărarea unui drept în instanță.
- Termenele detaliate sunt prevăzute în Nomenclatorul Arhivistic al societății, disponibil la cerere la dpo@ssm.ro.
Cont vs. organizație
Pentru a înțelege fluxul de ștergere, distingem două entități separate:
- Contul de utilizator — identificat prin adresa de email; reprezintă accesul unei persoane la platformă și la una sau mai multe organizații. Informația personală asociată contului este minimă (în principal emailul).
- Organizația (tenant) — entitatea în care sunt stocate datele operaționale: angajați, documente, configurări, loguri de activitate.
Fluxurile de ștergere descrise mai jos se aplică separat acestor două entități.
Ștergerea contului utilizator
Model Partajat (SaaS)
Conturile inactive care nu mai sunt afiliate niciunei organizații se șterg automat după 12 luni de inactivitate. Reactivarea în această perioadă (login cu emailul existent) resetează contorul.
Pentru conturile cu flag comercial (asociate unei companii pentru facturare), datele companiei (denumire, CUI, adresă etc.) sunt păstrate conform legislației contabile aplicabile, independent de ștergerea contului de utilizator.
Ștergerea organizației
Ștergerea organizației se efectuează direct de către client din platformă (acțiune self-service). Ca mecanism de protecție împotriva ștergerilor accidentale, operațiunea este implementată ca soft-delete:
- Soft-delete (90 zile) — organizația este marcată ca ștearsă și devine inaccesibilă, dar datele rămân recuperabile prin solicitare la suportul tehnic în această fereastră.
- Ștergere definitivă — după 90 zile, organizația și toate datele asociate (angajați, documente, configurări) sunt șterse ireversibil în cascadă.
Suspendare pentru neplată
Conform Termenilor și Condițiilor:
- Suspendare: după 30 de zile de la scadența neplătită
- Reactivare: posibilă în 90 de zile prin achitarea debitelor
- Eșec reactivare: organizația intră în fluxul standard de ștergere descris mai sus
Încetarea contractului
Model Enterprise (Dedicat)
La încetarea contractului pentru o instanță dedicată, se efectuează exportul final al datelor către client, urmat de distrugerea completă a infrastructurii AWS dedicate (Postgres, S3, CloudWatch, restul resurselor). Fereastra de export este stabilită contractual per client.
Detalii operaționale despre exportul final — vezi Reziliere și Portabilitate.
Portabilitate înainte de ștergere
Tenantii pot exporta datele oricând, inclusiv prin exportul zilnic automat către o arhivă externă proprie — vezi Reziliere și Portabilitate.