Template-uri .docx
Modulul de template-uri Word cu formulare, cele două versiuni disponibile și cum alegi între ele.
Modulul Template-uri .docx permite generarea de documente Word personalizate pentru fiecare angajat. Un template este format dintr-un fișier Word încărcat în platformă și dintr-un formular cu ale cărui valori sunt completate marcajele din fișier. Documentul rezultat este atașat la fișa angajatului și trimis la semnare.
Modulul are două versiuni de mecanism de generare, cu comportamente diferite. Fiecare are propriul ghid:
- Versiunea 1 — clasic — variabilele sunt detectate automat din fișierul Word încărcat, iar la generare se face o simplă înlocuire de text.
- Versiunea 2 — avansat — formularul se construiește manual, pe pași, și suportă rânduri repetabile, paragrafe pe funcție COR și blocuri condiționate.
Important Versiunea unui template se alege o singură dată, la creare, și nu mai poate fi schimbată ulterior — selectorul de versiune dispare din ecranul de setări după ce template-ul a fost salvat. Un template existent nu poate fi migrat de la o versiune la alta; trebuie recreat.
Comparație între versiuni
| Aspect | Versiunea 1 (clasic) | Versiunea 2 (avansat) |
|---|---|---|
| Sursa variabilelor | detectate automat la încărcarea fișierului | definite manual, ca întrebări în formular |
| Structura formularului | listă plată de câmpuri | pași (secțiuni), cu întrebări în fiecare |
| Rânduri repetabile (tabele) | nu | da, prin câmpuri de tip Grup |
| Text condiționat | nu | da, prin condiții și blocuri {{#VAR}} … {{/VAR}} |
| Paragrafe pe funcție COR | nu | da, prin câmpuri de tip Paragrafe |
| Fișiere diferite pe funcție COR | nu | da |
| Precompletare din datele platformei | prin nume de variabile predefinite ({{NUME}}, {{CNP}} etc.) | prin setarea Precompletat din platforma cu pe fiecare întrebare |
| Serie automată de document | tip de completare Serie pe o variabilă | setarea Index serie + marcajul {{SERIE}} |
| Generare automată, fără formular | nu | da |
| Istoric răspunsuri și export Excel | nu | da |
| Validarea numelor de variabile | variabila greșită pur și simplu nu apare în listă | fără validare — greșeala se vede abia la generare |
Care versiune
Folosiți versiunea 2 pentru orice template nou. Este versiunea implicită la creare și singura care primește funcționalități noi.
Versiunea 1 rămâne disponibilă pentru compatibilitate cu template-urile deja existente. Are un avantaj practic într-un singur caz: dacă aveți deja un fișier Word cu variabile {{...}} și vreți doar înlocuire simplă de text, versiunea 1 detectează singură variabilele și nu vă cere să construiți formularul manual.
Ce este comun celor două versiuni
- Ecranul de listă al modulului, cu aceleași acțiuni de bază: Formular, Semnatari, Fișier, Genereaza, Setari, Sterge.
- Titlul documentului trebuie să fie unic în organizație.
- Valabilitatea (numărul de zile de la completare) determină data de expirare a documentului generat;
0înseamnă nelimitat. - Sunt acceptate fișiere
.docxși.pdf. Un fișier PDF este un document fix: nu conține variabile și nu are formular, doar se atașează și se semnează. - Delimitatorii marcajelor sunt aceiași: exact
{{și}}, fără spații în interior. - Casetele de semnătură sunt așezate automat în documentul generat, în ordinea semnatarilor configurați.
- Un template nu poate fi șters dacă are documente deja generate sau fișiere atașate.