Versiunea 1 (clasic)
Template-uri .docx pe versiunea 1: variabile detectate automat din fișierul Word și înlocuire simplă de text.
Acest ghid descrie modulul Template-uri .docx pentru template-urile create pe versiunea 1. Variabilele sunt detectate automat din fișierul Word încărcat, iar la generare se face o înlocuire de text: fiecare variabilă din document este înlocuită cu valoarea corespunzătoare.
Important Versiunea unui template se alege o singură dată, la creare, și nu mai poate fi schimbată ulterior — selectorul de versiune dispare din ecranul de setări după ce template-ul a fost salvat. Pentru template-uri noi este recomandată versiunea 2.
1. Cum funcționează versiunea 1
Fluxul complet, în ordine:
- Creați template-ul și alegeți Versiunea 1.
- Încărcați fișierul
.docxîn care ați scris variabilele sub forma{{NUME_VARIABILA}}. - La încărcare, aplicația scanează automat fișierul și extrage toate variabilele găsite. Lista lor apare în tabul Formular.
- Pentru fiecare variabilă detectată configurați o etichetă, dacă e obligatorie și ce tip de completare are (text, număr, listă, dată, serie etc.).
- La generarea documentului pentru un angajat, variabilele predefinite se completează singure din datele platformei, iar restul sunt cerute în formular.
- Fiecare variabilă este înlocuită cu textul corespunzător. Rezultatul este documentul final.
Consecința esențială: variabilele nu se adaugă manual din interfață. Ele apar în tabel doar dacă există fizic în fișierul Word. Dacă adăugați o variabilă nouă în document, trebuie să reîncărcați fișierul pentru ca aplicația să o detecteze.
2. Lista template-urilor
Pagina principală a modulului afișează toate template-urile .docx din organizație, cu coloanele:
| Coloană | Semnificație |
|---|---|
| Titlu | numele documentului |
| Fișier | dacă există fișier încărcat |
| Formular | se afișează eticheta „Vers. 1" / „Versiunea 1 (citire)" |
| Semnatari | numărul de semnatari configurați |
Din meniul de acțiuni al fiecărui rând (pictograma cu trei puncte):
- Formular — lista variabilelor detectate și configurarea lor
- Semnatari — cine semnează documentul generat
- Fișier — încărcarea sau înlocuirea fișierului .docx
- Genereaza — deschide ecranul de generare pentru angajați
- Setari — titlu, valabilitate, aprobare automată
- Sterge — ștergerea template-ului
3. Crearea unui template
Apăsați butonul de adăugare și completați:
| Câmp | Descriere |
|---|---|
| Titlu document | numele documentului. Trebuie să fie unic — altfel apare eroarea „Titlul este deja folosit". |
| Valabilitate (numar de zile de la completare) | după câte zile expiră documentul generat. Lăsați 0 pentru nelimitat. |
| Versiune formular DOCX | alegeți Versiunea 1. Atenție: după salvare, această opțiune nu mai apare și nu mai poate fi modificată. |
| se aproba automata dupa semnare | dacă e bifat, documentul se aprobă singur imediat după ce a fost semnat de toți semnatarii. |
4. Setările template-ului
Se accesează din meniul template-ului → Setari. Se pot modifica ulterior:
- Titlu document
- Valabilitate — numărul de zile de valabilitate a documentului generat
- se aproba automata dupa semnare
5. Încărcarea fișierului .docx
Din meniul template-ului → Fișier.
- Sunt acceptate fișierele
.docxși.pdf. - Un fișier PDF este un document fix: nu conține variabile, nu are formular, doar se atașează și se semnează. Pentru un template PDF, opțiunea Formular din meniu este dezactivată.
- La fiecare încărcare a unui fișier
.docx, aplicația re-scanează documentul și actualizează lista de variabile.
Recomandare: înainte de a încărca fișierul, verificați că toate variabilele sunt scrise corect. Dacă lipsește o variabilă din listă după încărcare, cel mai probabil este scrisă greșit în document (vezi secțiunea următoare).
6. Sintaxa variabilelor în documentul Word
În versiunea 1 există un singur tip de element: variabila simplă.
{{NUME_VARIABILA}}Reguli:
- Delimitatorii sunt exact două acolade la început și două acolade la final:
{{și}}. - Fără spații în interior:
{{NUME}}este corect,{{ NUME }}nu este recunoscut. - Numele variabilei se recomandă scris cu MAJUSCULE și
_în loc de spații, fără diacritice:{{DATA_INFORMARII}},{{NUMAR_ORE}}. - Aceeași variabilă poate apărea de mai multe ori în document — se completează în toate locurile cu aceeași valoare.
- Word poate „rupe" un tag în mai multe fragmente interne dacă îl editați parțial, îl corectați cu autocorect sau formatați doar o parte din el. Dacă o variabilă nu este detectată deși pare scrisă corect, ștergeți-o complet și rescrieți-o dintr-o singură bucată, cu formatare uniformă.
Marcaje care nu sunt suportate. În document nu folosiți blocuri sau secțiuni de forma {{#VARIABILA}} … {{/VARIABILA}}, marcaje pentru rânduri de tabel repetabile, marcaje de afișare condiționată sau expresii și calcule în interiorul acoladelor ({{PRET*1.19}}, {{DATA | format}}). Toate acestea rămân ca text în documentul final. Dacă aveți nevoie de ele, folosiți versiunea 2. Numerotarea automată a documentelor se face prin tipul de completare Serie, descris în secțiunea 8.
7. Variabile predefinite (completate automat)
Următoarele variabile sunt recunoscute de platformă și completate automat din datele angajatului pentru care se generează documentul. Nu apar ca întrebări în formular.
| Variabilă | Se completează cu |
|---|---|
{{NUME}} | numele complet al angajatului |
{{EMAIL}} | adresa de e-mail a angajatului |
{{CNP}} | CNP-ul angajatului |
{{ADRESA}} | adresa completă a angajatului |
{{MARCA}} | marca (numărul de identificare) angajatului |
{{DEPARTAMENT}} | departamentul angajatului |
{{POST}} | postul angajatului |
{{FUNCTIE}} | funcția COR a angajatului |
{{CLM}} | numele conducătorului locului de muncă; dacă angajatul nu are conducător alocat, se folosește administratorul societății |
{{AUTOR}} | numele autorului documentului (utilizatorul care a inițiat generarea) |
{{LOCALITATE}} | localitatea angajatului |
{{JUDET}} | județul angajatului |
{{CALIFICARE}} | calificarea angajatului |
{{AUTORIZATII}} | autorizațiile angajatului |
{{STUDII}} | studiile angajatului |
{{CI_SERIE}} | seria cărții de identitate |
{{CI_NUMAR}} | numărul cărții de identitate |
{{CI_EMIS}} | data de emitere a cărții de identitate |
{{CI_EXPIRA}} | data de expirare a cărții de identitate |
{{CI_ELIBERAT}} | instituția care a eliberat cartea de identitate |
{{DATA}} | data de astăzi, în formatul zz-ll-aaaa |
Atenție: numele acestor variabile trebuie scrise exact ca în tabel. O variantă precum
{{NUME_ANGAJAT}}sau{{Nume}}nu este recunoscută ca variabilă predefinită și va deveni o întrebare de completat manual în formular.Orice altă variabilă din document, care nu apare în tabelul de mai sus, devine automat o întrebare în formular, pe care o configurați în tabul Formular.
8. Configurarea variabilelor din formular
Din meniul template-ului → Formular. Tabelul afișează, pentru fiecare variabilă detectată: Variabila, Eticheta, Obligatoriu și Tip.
Apăsați pe o variabilă pentru a deschide ecranul „Setari variabila":
| Opțiune | Descriere |
|---|---|
| Eticheta in formular | textul afișat celui care completează. Obligatoriu — altfel apare „Trebuie sa introduci un titlu pentru variabila." |
| obligatoriu | dacă e bifat, documentul nu poate fi generat fără această valoare |
| afisat inline | afișează câmpul pe lățime redusă, astfel încât mai multe câmpuri să încapă pe aceeași linie în formular. Nu afectează în niciun fel documentul generat. |
| nu poate fi editat | câmpul este doar de citire pentru cel care completează. Nu se poate bifa pentru tipul Serie. |
| Tip completare | vezi tabelul de mai jos |
Tipuri de completare
| Tip | Descriere | Ce ajunge în document |
|---|---|---|
| Text | câmp liber de text | textul introdus |
| Numar | câmp numeric | numărul introdus |
| Select | listă de opțiuni predefinite; minim 2 opțiuni, altfel apare „Trebuie sa adaugi minim 2 optiuni pentru select." | opțiunea aleasă |
| Checkbox | mai multe opțiuni bifabile | opțiunile bifate, concatenate și separate prin virgulă |
| Data | nu se cere de la utilizator; se completează automat cu data de astăzi + numărul de zile în avans configurat | data calculată, în formatul aaaa-ll-zz |
| Serie | contor de înregistrare care se incrementează automat la fiecare document generat | valoarea curentă a seriei |
Opțiuni (Select / Checkbox). Se adaugă una câte una, în câmpul Optiune + butonul Adauga. O opțiune duplicată este refuzată cu mesajul „Optiunea este deja adaugata sau nu este specificata".
Serie. Câmpul Serie curenta primește valoarea de la care pornește numerotarea. Exemple acceptate: AAA0001, 00001, 1. La fiecare document generat, valoarea crește automat (AAA0001 → AAA0002 → …). Este obligatoriu să introduceți o serie: „Trebuie sa introduci o serie."
Data. Câmpul „Valoare default este data de azi" primește numărul de zile adăugate la data curentă (+ nr. zile in avans). Pentru 0 se folosește data de astăzi.
Cele două formate de dată diferă: variabila predefinită
{{DATA}}scriezz-ll-aaaa, iar un câmp de tip Data scrieaaaa-ll-zz. Dacă aveți nevoie de un format uniform, folosiți doar unul dintre cele două mecanisme în același document.
9. Variabile care nu mai există în fișier
Dacă reîncărcați fișierul .docx și o variabilă configurată anterior nu mai apare în document, ea nu este ștearsă automat. Rămâne în tabel, afișată cu roșu și cu mesajul:
Aceasta variabila nu a mai fost gasita in fisier.
Astfel nu pierdeți configurarea dacă ați încărcat din greșeală o versiune greșită a fișierului. Doar variabilele marcate astfel pot fi șterse manual, cu butonul de ștergere din rândul respectiv.
10. Semnatari
Din meniul template-ului → Semnatari.
În versiunea 1, sub titlul „Documentul generat va fi semnat in ordine de:", sunt disponibile patru bife:
| Bifă | Cine semnează |
|---|---|
| Angajat | angajatul pentru care s-a generat documentul |
| Conducator loc de munca | conducătorul locului de muncă al angajatului; dacă nu există, administratorul societății |
| Autor document | utilizatorul care a inițiat generarea |
| Administrator societate | administratorul organizației |
Sub acestea, secțiunea „si de semnatarii urmatori:" permite adăugarea de semnatari suplimentari.
Casetele de semnătură sunt așezate automat în documentul generat, în ordinea semnatarilor.
11. Generarea documentului
Documentul se generează din Genereaza (sau din ecranul de documente al angajatului). Cel care completează vede formularul construit din variabilele configurate:
- variabilele predefinite (secțiunea 7) sunt deja completate;
- câmpurile de tip Data și Serie se completează automat, fără intervenție;
- restul câmpurilor se completează manual, respectând marcajul de obligatoriu.
La salvare, aplicația înlocuiește toate variabilele și atașează documentul rezultat la fișa angajatului, cu data de început de astăzi și data de sfârșit calculată din Valabilitate. Documentul este apoi trimis la semnare către semnatarii configurați.
Dacă template-ul are bifat „se aproba automata dupa semnare", documentul devine aprobat automat după semnarea completă.
12. Limitări
| Limitare | Detaliu |
|---|---|
| Fără repetare | nu se poate genera un tabel cu un număr variabil de rânduri |
| Fără condiții | nu se poate afișa/ascunde un paragraf în funcție de un răspuns |
| Fără pași | formularul este o listă plată de câmpuri, fără secțiuni |
| Fără istoric | răspunsurile din formular nu sunt păstrate și nu pot fi exportate în Excel |
| Fără fișiere multiple | nu se poate folosi un fișier .docx diferit în funcție de funcția COR a angajatului |
| Variabile doar din fișier | o variabilă nu poate fi adăugată din interfață; trebuie scrisă în document și fișierul reîncărcat |
| Validare minimă | aplicația nu verifică dacă o variabilă este scrisă corect; o variabilă greșită pur și simplu nu apare în listă |
Toate aceste limitări sunt eliminate în versiunea 2. Un template existent nu poate fi migrat — trebuie recreat pe versiunea 2.
13. Erori frecvente
| Simptom / mesaj | Cauză probabilă | Soluție |
|---|---|---|
| O variabilă nu apare în tabul Formular | scrisă greșit (acolade simple, spații în interior, tag rupt de Word) | rescrieți variabila dintr-o bucată, cu formatare uniformă, și reîncărcați fișierul |
| „Document invalid" | documentul nu a putut fi procesat de motorul de generare | verificați că fișierul este un .docx valid, deschideți-l și salvați-l din nou din Word, apoi reîncărcați |
| „Fisierul docx nu exista" / „Template docx lipsa" | nu a fost încărcat niciun fișier pe template | încărcați fișierul din meniul Fișier |
| „Titlul este deja folosit" | există deja un template cu același titlu | alegeți alt titlu |
| „Trebuie sa adaugi minim 2 optiuni pentru select." | tip Select/Checkbox fără opțiuni suficiente | adăugați minim două opțiuni |
| „Trebuie sa introduci o serie." | tip Serie fără valoare de start | completați Serie curenta (ex. AAA0001) |
| O variabilă apare cu roșu | nu mai există în fișierul încărcat | fie o adăugați înapoi în document și reîncărcați fișierul, fie o ștergeți din tabel |
| În document apare textul „valoare lipsa" | o variabilă predefinită nu a putut fi rezolvată | verificați că angajatul are completat câmpul respectiv în fișa lui |
14. Ștergerea unui template
Din meniul template-ului → Sterge.
Confirmarea avertizează: „vei sterge acest tip de document si nu va mai exista in filtre si rapoarte! Operatia este ireversibila."
Un template nu poate fi șters dacă are documente deja generate sau fișiere atașate. Dacă template-ul are o colecție de fișiere, apare mesajul: „Șterge mai întâi colecția de fișiere din Gestiunea fisierelor".