Versiunea 2 (avansat)

Acest ghid descrie modulul Template-uri .docx pentru template-urile create pe versiunea 2.

Un template este format din două părți: fișierul Word în care scrieți marcajele (variabile și blocuri) și formularul pe care îl construiți în interfață, pas cu pas. La generare, răspunsurile din formular sunt puse în document: variabilele simple sunt înlocuite cu text, listele se multiplică în mai multe rânduri, iar paragrafele condiționate apar sau dispar.

Important Versiunea unui template se alege o singură dată, la creare, și nu mai poate fi schimbată ulterior — selectorul de versiune dispare din ecranul de setări după ce template-ul a fost salvat.

1. Cum funcționează

1. Creați template-ul și completați setările de bază.
2. Încărcați fișierul .docx. Fișierul nu este scanat — aplicația nu caută variabile în el.
3. Construiți formularul: adăugați pași, iar în fiecare pas adăugați întrebări. Pentru fiecare întrebare stabiliți numele variabilei (câmpul Variabila).
4. Scrieți în documentul Word marcajele corespunzătoare — exact numele pe care le-ați dat la pasul 3, cu sintaxa din secțiunea 6.
5. Angajatul completează formularul (sau documentul se generează automat din datele platformei).
6. Marcajele sunt înlocuite, rândurile din grupuri se multiplică, iar blocurile condiționate apar sau dispar. Rezultatul este documentul final, trimis la semnare.

Consecința esențială: legătura între formular și document este numele variabilei, scris identic în ambele locuri. Nu există autodetecție și nu există validare — dacă numele nu corespunde, marcajul rămâne necompletat sau generarea eșuează.

Ordinea nu contează: puteți încărca fișierul înainte sau după ce construiți formularul.

2. Lista template-urilor

Pagina principală afișează toate template-urile .docx din organizație, cu coloanele Titlu, Fișier, Formular (numărul de pași configurați) și Semnatari.

Din meniul de acțiuni al fiecărui rând (pictograma cu trei puncte):

3. Crearea unui template

Apăsați butonul de adăugare și completați:

Toate aceste setări se pot modifica ulterior din meniul template-ului → Setari, cu excepția versiunii.

4. Încărcarea fișierului .docx

Din meniul template-ului → Fișier. Sunt acceptate fișierele .docx și .pdf.

• Un fișier PDF este un document fix, fără variabile și fără formular. Pentru un template PDF fără fișiere multiple, opțiunea Formular din meniu este dezactivată.
• Fișierul .docx nu este analizat la încărcare — nu primiți nicio confirmare că marcajele din el sunt corecte. Prima verificare reală are loc la generarea unui document.
• Reîncărcarea fișierului nu afectează în niciun fel formularul deja configurat.

Recomandare: după fiecare modificare a fișierului sau a formularului, generați un document de test pentru un angajat și verificați rezultatul.

5. Fișiere diferite pentru fiecare funcție COR

Dacă în Setari ați ales „Fisier diferit pentru fiecare functie COR", opțiunea Fișier din meniu deschide o listă cu toate funcțiile COR, unde încărcați câte un fișier .docx separat pentru fiecare.

• La generare, aplicația alege fișierul potrivit funcției COR a angajatului.
• Toate fișierele folosesc același formular și aceleași nume de variabile. Un fișier poate folosi doar o parte din variabile — marcajele lipsă nu produc erori.
• Dacă pentru funcția COR a angajatului nu există fișier încărcat, generarea eșuează cu eroarea de fișier lipsă.
• Seria {{SERIE}} este comună tuturor fișierelor — contorul este unic la nivel de template, nu per funcție COR.

6. Referință completă de marcaje în documentul Word

Aceasta este secțiunea centrală a ghidului. Marcajele se scriu direct în documentul Word, ca text normal.

6.1 Tabel de referință

6.2 Reguli de scriere

1. Delimitatorii sunt exact {{ și }} — două acolade, fără spații în interior. {{NUME}} este corect; { NUME }, {{ NUME }} sau {{NUME }} nu sunt.

2. Fiecare bloc deschis trebuie închis. {{#ECHIPAMENTE}} trebuie să aibă mereu un {{/ECHIPAMENTE}} corespunzător, cu exact același nume. Interfața aplicației vă arată doar marcajul de deschidere, deci închiderea este ușor de uitat — aceasta este cauza numărul unu a erorii de procesare a fișierului.

3. Numele trebuie să fie identic în formular și în document. Recomandare: MAJUSCULE, cu _ în loc de spații, fără diacritice și fără acolade — ex. DATA_ANGAJARII, NR_ORE. Aplicația nu validează numele variabilei, deci o greșeală nu este semnalată la salvare, ci abia la generarea documentului.

4. Blocurile pot fi imbricate — de exemplu o condiție care înconjoară un grup:

   {{#ARE_ECHIPAMENT}}
   Lista echipamentelor primite:
   {{#ECHIPAMENTE}}{{INDEX}}. {{DENUMIRE}} — {{CANTITATE}} buc.
   {{/ECHIPAMENTE}}
   {{/ARE_ECHIPAMENT}}

5. Un bloc gol nu produce nimic. Dacă grupul nu are rânduri sau condiția nu este îndeplinită, tot textul dintre marcaje dispare din documentul final. Acesta este mecanismul pentru text opțional.

6. Word poate „rupe" un marcaj. Dacă editați parțial un marcaj, îl corectați cu autocorect sau formatați doar o parte din el (bold pe jumătate de tag, de exemplu), Word îl împarte intern în fragmente și motorul nu îl mai recunoaște. Dacă un marcaj corect scris nu funcționează, ștergeți-l complet și rescrieți-l dintr-o singură bucată, cu formatare uniformă. Lipirea ca text simplu („Păstrează numai textul") ajută.

7. Aceeași variabilă simplă poate apărea de mai multe ori în document; se completează la fel în toate locurile.

6.3 Rânduri de tabel repetabile

Pentru a multiplica un rând de tabel, marcajele de deschidere și de închidere trebuie să fie pe același rând:

• {{#VARIABILA}} în prima celulă a rândului;
• {{/VARIABILA}} în ultima celulă a aceluiași rând;
• variabilele copil în celulele dintre ele.

La generare, rândul se multiplică o dată pentru fiecare rând completat în formular. Rândul de cap de tabel rămâne neatins.

Dacă puneți {{#ECHIPAMENTE}} într-un rând și {{/ECHIPAMENTE}} într-un rând diferit, se va repeta întregul interval de rânduri dintre ele — util uneori, dar rar ce se dorește.

7. Pașii formularului

Din meniul template-ului → Formular.

Formularul este împărțit în pași (secțiuni). Angajatul completează pas cu pas, iar validarea se face la fiecare pas.

• Adauga Pas creează un pas nou, denumit implicit „Pas N".
• Pașii pot fi redenumiți, reordonați și șterși din meniul fiecărui pas.
• Ordinea pașilor este importantă: o condiție se poate referi numai la o întrebare dintr-un pas anterior, sau mai sus în același pas.

Un template fără niciun pas nu are formular și nu poate genera nimic; în lista de template-uri este semnalat ca formular gol.

8. Întrebările (câmpurile) formularului

În fiecare pas, butonul Adauga intrebare creează o întrebare nouă. Apăsați pe ea pentru a o configura.

8.1 Proprietăți generale

8.2 Tipuri de răspuns și marcajul corespunzător

Notă despre Checkbox. Un câmp de tip Checkbox trimite în document lista opțiunilor bifate, nu un singur text. Verificați rezultatul pe un document de test înainte de a-l folosi în producție: dacă aveți nevoie de o formatare precisă a listei (fiecare opțiune pe rând propriu, cu marcatori, numerotată), folosiți în loc un câmp de tip Grup cu o singură întrebare, care vă dă control complet prin blocul {{#VARIABILA}} … {{/VARIABILA}}.

8.3 Reguli automate

• Un câmp de tip Grup nu poate fi obligatoriu — bifa se dezactivează automat.
• Un câmp de tip Paragrafe este întotdeauna doar de citire — angajatul nu îl poate modifica.
• În interiorul unui Grup nu se pot adăuga alte câmpuri de tip Grup sau Paragrafe (o singură treaptă de imbricare).
• Precompletarea din platformă este disponibilă numai pentru tipurile Text și Numar.

9. Precompletare din datele platformei

Pentru întrebările de tip Text și Numar, opțiunea „Precompletat din platforma cu" completează automat răspunsul din fișa angajatului:

Dacă bifați și „Nu poate fi editat", câmpul apare blocat în formular, iar valoarea este recitită din fișa angajatului la fiecare salvare — angajatul nu o poate modifica nici direct, nici indirect.

Nu există nume de variabile „magice". Un marcaj {{NUME}} nu înseamnă nimic de la sine: trebuie să creați o întrebare cu variabila NUME și să îi setați precompletarea Nume complet angajat. Singurele marcaje care funcționează fără o întrebare corespondentă sunt {{SERIE}}, {{INDEX}} și {{TEXT}}. Aceasta este o diferență majoră față de versiunea 1, unde variabilele predefinite se completau doar prin nume.

Datele care nu apar în tabelul de mai sus — de exemplu studiile angajatului sau numele autorului documentului — nu au sursă automată și trebuie completate manual, ca întrebări de tip Text.

10. Câmpuri de tip Grup — rânduri repetabile

Un Grup este o întrebare care conține alte întrebări și care poate fi completată de mai multe ori. Se folosește pentru liste: echipamente predate, membri de familie, cursuri absolvite, poziții dintr-un tabel.

Configurare:

1. Adăugați o întrebare de tip Grup, cu eticheta și variabila dorite (ex. variabila ECHIPAMENTE).
2. Bifați „Permite adaugarea mai multor randuri" dacă angajatul trebuie să poată adăuga rânduri. Fără această bifă, grupul are un singur rând.
3. Adăugați întrebările din interiorul grupului (copiii), fiecare cu propria variabilă — ex. DENUMIRE, CANTITATE.

În document:

{{#ECHIPAMENTE}}{{INDEX}}. {{DENUMIRE}} — {{CANTITATE}} buc.
{{/ECHIPAMENTE}}

sau, ca rând de tabel repetabil (vezi 6.3):

Observații:

• {{INDEX}} este numărul rândului, începând de la 1. Este opțional — folosiți-l doar dacă vreți numerotare.
• Variabilele copil se scriu fără #, ca variabile simple, dar sunt valabile doar în interiorul blocului.
• Dacă grupul nu are niciun rând completat, tot blocul dispare din document.

11. Câmpuri de tip Paragrafe

Un câmp de tip Paragrafe este o listă de texte predefinite de dumneavoastră, fiecare atribuit unei liste de funcții COR. La generarea documentului intră automat numai paragrafele care se potrivesc funcției COR a angajatului.

Se folosește pentru documente în care conținutul diferă pe meserii: instruiri, atribuții specifice, riscuri pe post.

Configurare:

1. Adăugați o întrebare de tip Paragrafe, cu variabila dorită (ex. ATRIBUTII).
2. La „Conditionat de campul din platforma" alegeți Functie COR (momentan singura opțiune).
3. Salvați, apoi deschideți lista de paragrafe a câmpului și folosiți Adauga paragraf: completați Text paragraf și selectați funcțiile COR pentru care se aplică.
4. Paragrafele pot fi reordonate — ordinea din listă este ordinea din document.

În document:

{{#ATRIBUTII}}{{INDEX}}. {{TEXT}}
{{/ATRIBUTII}}

• {{TEXT}} este conținutul paragrafului. Este obligatoriu în interiorul blocului — fără el nu se afișează nimic.
• {{INDEX}} este numărul paragrafului, de la 1. Opțional.
• Câmpul este întotdeauna doar de citire; angajatul îl vede completat, dar nu îl poate modifica.
• Dacă angajatul nu are funcție COR alocată, sau nicio funcție nu se potrivește, blocul rămâne gol.

12. Condiții de afișare și blocuri condiționate

O condiție face două lucruri simultan:

1. în formular — ascunde sau afișează întrebarea, în funcție de un răspuns anterior;
2. în document — pune la dispoziție o variabilă de tip da/nu, pe care o folosiți ca bloc condiționat.

12.1 Adăugarea unei condiții

Din meniul întrebării → adăugare condiție. Completați:

12.2 Operatori disponibili

Operatorii oferiți depind de tipul întrebării la care se face referire:

Pentru egal, diferit, mai mare și mai mic se completează o singură valoare. Pentru include / nu include / inclus in / neinclus in se completează mai multe valori, fiecare pe linie nouă.

Observații:

• Compararea textelor este insensibilă la majuscule: DA și da sunt considerate egale.
• Pentru mai mare / mai mic, valorile sunt comparate numeric; dacă răspunsul nu este un număr valid, condiția este considerată neîndeplinită.
• Dacă răspunsul de referință este necompletat, toate condițiile în afară de necompletat / completat sunt considerate neîndeplinite.
• Se evaluează doar prima condiție a unei întrebări. În practică, o întrebare are o singură condiție activă — nu combinați mai multe condiții pe același câmp așteptând un „și" / „sau".

12.3 Folosirea condiției în document

Variabila condiției are valoarea da când condiția este îndeplinită și nu când nu este. În document se folosește ca bloc:

{{#ARE_AUTORIZATIE}}
Angajatul deține autorizația nr. {{NR_AUTORIZATIE}}, valabilă până la {{DATA_EXPIRARE}}.
{{/ARE_AUTORIZATIE}}

Blocul apare integral dacă condiția este îndeplinită și dispare complet dacă nu este.

12.4 Cazul „altfel"

Nu există bloc inversat. Pentru a afișa un text alternativ, creați o a doua condiție, negată, cu propria variabilă:

{{#ARE_AUTORIZATIE}}Angajatul deține autorizația nr. {{NR_AUTORIZATIE}}.{{/ARE_AUTORIZATIE}}
{{#FARA_AUTORIZATIE}}Angajatul nu deține autorizație.{{/FARA_AUTORIZATIE}}

12.5 Ce se întâmplă cu răspunsul unei întrebări ascunse

Când o condiție ascunde o întrebare, răspunsul ei este golit automat. În document, variabila întrebării ascunse rămâne fără valoare, iar variabila condiției devine nu. De aceea este de obicei mai curat să înveliți întreg paragraful în blocul condiției, decât să lăsați variabile izolate care s-ar afișa goale.

13. Serie automată de document

Dacă în Setari completați Index serie (ex. AB00001), variabila {{SERIE}} este disponibilă în orice document generat din acest template.

• Contorul se incrementează automat la fiecare document generat: AB00001 → AB00002 → …
• Formatul este liber: AB00001, 00001, 1 — incrementarea păstrează structura și lungimea.
• {{SERIE}} nu se declară ca întrebare în formular; funcționează doar din setarea template-ului.
• Contorul este unic pe template, chiar și când folosiți fișiere diferite pe funcție COR.
• Dacă Index serie este gol, {{SERIE}} rămâne necompletat în document.

14. Mod completare: formular sau generare automată

Setarea „Mod completare de catre angajati" are două valori:

Completare formular de catre angajati (implicit)

Angajatul primește o cerere de completare, parcurge pașii formularului, verifică sumarul și trimite. Documentul se generează din răspunsurile lui.

Generare automata din datele existente in platforma

Formularul nu este afișat angajatului. Documentul se generează direct, folosind:

• câmpurile Text și Numar care au precompletare din platformă;
• câmpurile Data (data de astăzi + zile în avans);
• câmpurile Paragrafe (filtrate pe funcția COR).

Reguli în acest mod:

• un câmp neobligatoriu fără valoare este scris în document ca -;
• un câmp obligatoriu fără valoare oprește generarea, cu mesajul: „Lipseste valoarea pentru campul obligatoriu: NUME_VARIABILA";
• câmpurile Selectie, Checkbox, Radio și Grup sunt ignorate — nu au sursă automată de date. Nu le folosiți în template-urile cu generare automată.

15. Semnatari

Din meniul template-ului → Semnatari. Adăugați semnatarii în ordinea în care trebuie să semneze.

Tipuri de semnatar

Casetele de semnătură sunt așezate automat în documentul generat, în ordinea în care ați adăugat semnatarii. Poziția lor nu se configurează din interfață.

16. Istoricul răspunsurilor și export Excel

Din meniul template-ului → Istoric.

Tabelul afișează, pentru fiecare document generat: documentul, angajatul și data completării.

Export Excel: selectați un interval de date (data de început și data de sfârșit) — butonul Exporta se activează numai după ce ambele sunt completate. Fișierul conține o coloană pentru fiecare întrebare din formular; pentru întrebările din grupuri, coloana se numește Eticheta grup: Eticheta intrebare, iar valorile din rândurile grupului sunt concatenate și separate prin ; .

Exportul este limitat la 500 de rânduri. Dacă intervalul selectat conține mai multe înregistrări, restrângeți perioada.

Ștergerea unei înregistrări din istoric șterge doar răspunsurile — documentul generat rămâne la fișa angajatului.

17. Exemplu complet, cap-coadă

Obiectiv: o fișă de predare echipamente de protecție, cu serie de înregistrare, un tabel de echipamente cu număr variabil de rânduri, atribuții specifice pe funcția COR și un paragraf care apare doar dacă angajatul lucrează la înălțime.

Pasul 1 — Setările template-ului

• Titlu document: Fisa predare EIP
• Valabilitate: 365
• Versiune: Versiunea 2 (recomandat)
• Index serie: EIP00001
• Model de fisier: un singur model
• Mod completare: completare formular de catre angajati

Pasul 2 — Formularul

Pas 1 — „Date angajat"

Pas 2 — „Echipamente"

Pas 3 — „Riscuri specifice"

Pe întrebarea Atribuții specifice adăugați o condiție:

• Intrebarea: Lucrează la înălțime?
• este: egal
• valoarea: Da
• Variabila: LUCRU_INALTIME

Pasul 3 — Documentul Word

FIȘĂ DE PREDARE ECHIPAMENT INDIVIDUAL DE PROTECȚIE
Nr. {{SERIE}} din {{DATA_PREDARII}}

Angajat: {{NUME}}
Funcția: {{FUNCTIE}}

Echipamente predate:

Atribuții specifice postului:
{{#ATRIBUTII}}{{INDEX}}. {{TEXT}}
{{/ATRIBUTII}}

{{#LUCRU_INALTIME}}
Mențiune: activitatea implică lucru la înălțime. Angajatul a fost instruit
privind utilizarea sistemului de oprire a căderii de la înălțime.
{{/LUCRU_INALTIME}}

Semnături:

Rezultatul

Pentru un angajat care completează 3 echipamente, are 2 atribuții pe funcția lui și răspunde Da la lucrul la înălțime:

• {{SERIE}} devine EIP00042 (valoarea curentă a contorului);
• rândul de tabel se multiplică în 3 rânduri, numerotate 1, 2, 3;
• blocul ATRIBUTII produce 2 paragrafe numerotate;
• mențiunea despre lucrul la înălțime apare.

Pentru un angajat care răspunde Nu, mențiunea dispare complet, împreună cu marcajele.

18. Erori și depanare

18.1 Erori la generarea documentului

18.2 Marcaj care nu se completează

Dacă un marcaj rămâne ca text ({{NUME}} apare literal în documentul final) sau rămâne gol:

1. numele din document nu coincide cu câmpul Variabila din formular — verificați literă cu literă, inclusiv majuscule;
2. întrebarea nu are câmpul Variabila completat;
3. întrebarea a fost ascunsă de o condiție, deci răspunsul a fost golit;
4. marcajul este scris în interiorul unui bloc greșit — o variabilă copil de grup funcționează numai între {{#GRUP}} și {{/GRUP}};
5. marcajul a fost rupt de Word — rescrieți-l.

18.3 Mesaje de validare din formular

Când angajatul completează formularul, mesajul general este „Formularul are erori, te rugam sa verifici". Pe câmpuri pot apărea următoarele coduri, momentan netraduse:

Ultimele patru apar în general la probleme de configurare (opțiuni modificate după ce formularul a fost deja completat) și se rezolvă recompletând formularul după corectarea configurării.

19. Ștergerea unui template

Din meniul template-ului → Sterge.

Confirmarea avertizează: „vei sterge acest tip de document si nu va mai exista in filtre si rapoarte! Operatia este ireversibila."

Un template nu poate fi șters dacă are documente deja generate. Dacă folosește o colecție de fișiere (fișiere diferite pe funcție COR), apare mesajul: „Șterge mai întâi colecția de fișiere din Gestiunea fisierelor" — ștergeți mai întâi fișierele, apoi template-ul.