Import documente prin email

Funcționalitatea de import al documentelor prin email permite primirea automată a fișelor de aptitudine: clientul trimite documentul către adresa de email a organizației, iar platforma extrage datele din document, identifică angajatul după CNP și îi alocă documentul în fișa medicală.

Important: Importul prin email este disponibil doar pe instalările dedicate (Model Enterprise) și reprezintă o funcționalitate suplimentară (extra), achiziționată separat. Nu este disponibilă pe Modelul Partajat (SaaS). Se activează la cerere, doar pe domeniul clientului. Dacă nu a fost activată pentru organizația ta, opțiunile descrise mai jos nu vor fi vizibile în interfață. Pentru activare, contactează echipa SSM.

Despre funcționalitate

Fluxul, pe scurt:

1. Clientul (de regulă clinica de medicina muncii) trimite fișa de aptitudine, ca atașament, către adresa de email a organizației.
2. Platforma extrage textul din document și, pe baza modelului OCR configurat, identifică datele relevante (CNP, nume, date de valabilitate, aviz medical, recomandări etc.).
3. Angajatul este identificat după CNP.
4. Documentul este alocat automat fișei angajatului, ca o nouă revizie a tipului de document configurat.

Pentru ca importul să funcționeze, la activare echipa SSM configurează, pe domeniul clientului, elementele tehnice necesare (token de acces pentru serviciul de extragere a datelor și rutarea emailurilor către platformă). Aceste elemente nu se administrează din interfață — administratorul SSM gestionează doar regulile de import descrise mai jos.

Cum se activează

Funcționalitatea se activează la cerere, pe domeniul platformei clientului.

Poți verifica dacă este activă pentru organizația ta astfel:

• Mergi în Setări → Automatizări.
• Dacă în listă apare opțiunea „Import documente prin email", funcționalitatea este activă.
• Dacă opțiunea nu apare, funcționalitatea nu a fost activată — contactează echipa SSM pentru activare.

Adresa de email a organizației

Fiecare organizație are o adresă de email proprie, de forma:

subdomeniu@domeniu

Adresa exactă este afișată în pagina „Import documente prin email", în textul descriptiv din partea de sus:

Trimite un document către subdomeniu@domeniu, iar aplicația va extrage datele din document, va identifica angajatul și îi va aloca documentul.

Documentele se trimit, ca atașament, către această adresă. Aceasta este și adresa afișată pe coloana Destinatar din tabelul cu reguli.

Configurarea regulilor de import

O regulă de import stabilește de la ce expeditor sunt acceptate documentele și cum sunt procesate.

Acces: Setări → Automatizări → Import documente prin email.

În această pagină vezi tabelul cu regulile existente (coloanele Expeditor, Destinatar, Model OCR, Activă) și butonul „Adaugă regulă". Pentru o regulă existentă, folosește meniul ⋮ din dreapta rândului pentru Editează sau Șterge.

Adăugarea / editarea unei reguli

Apasă „Adaugă regulă" (sau Editează pe o regulă existentă) și completează:

Apasă Salvează pentru a confirma.

Notă: combinația Expeditor + Model OCR trebuie să fie unică în cadrul organizației — nu poți aloca același expeditor de două ori aceluiași model OCR.

Rutarea către mai multe modele OCR de la același expeditor

Dacă pe aceeași adresă de email se primesc, de la același expeditor, mai multe tipuri de fișe (cu modele OCR diferite), poți direcționa fiecare document către modelul potrivit folosind câmpul „Regulă identificare".

Pentru aceasta, creezi câte o regulă pentru fiecare model OCR, toate cu același Expeditor, dar cu o condiție de identificare diferită:

• Fără — regula se aplică oricărui mesaj de la acel expeditor, indiferent de conținut. Folosește această variantă doar când expeditorul trimite un singur tip de fișă.
• Subiectul conține — regula se aplică doar dacă subiectul emailului conține textul din câmpul „Text identificare".
• Conținutul conține — regula se aplică doar dacă corpul (body-ul) emailului conține textul din câmpul „Text identificare".

Astfel, la primirea unui email, platforma alege modelul OCR în funcție de cuvântul/expresia găsită în subiect sau în conținut. Recomandări:

• Alege un cuvânt sau o expresie distinctivă, care apare doar la tipul de fișă vizat (de ex. un cod, o denumire a documentului), ca să eviți potrivirile greșite.
• Asigură-te că fiecare tip de fișă are un text de identificare diferit, ca un email să corespundă unei singure reguli.
• Dacă folosești o regulă cu Fără pentru un expeditor care trimite mai multe tipuri de fișe, toate vor fi procesate cu același model OCR — ceea ce poate duce la extragerea incorectă a datelor.

Modele OCR disponibile

La configurarea regulii alegi unul dintre modelele OCR existente din lista derulantă „Model OCR document".

Modelul ales trebuie să corespundă clinicii care emite fișa — fiecare model este construit pentru aspectul (layout-ul) documentelor unei anumite clinici. Un model greșit poate duce la extragerea incorectă a datelor sau la lipsa identificării. Dacă nu ești sigur ce model se potrivește clinicii tale, contactează echipa SSM.

Ce se întâmplă la primirea unui document

La primirea unui email care se potrivește unei reguli active:

1. Extragerea datelor — pe baza modelului OCR, se extrag datele din document (CNP, nume, dată emitere, dată următorul control, aviz medical, recomandări, număr fișă, motiv).
2. Identificarea angajatului — angajatul este căutat după CNP. Dacă nu se identifică niciun CNP valid în document, sau dacă CNP-ul nu corespunde niciunui angajat, documentul nu este importat.
3. Crearea reviziei:
   • Dacă angajatul nu are încă documentul respectiv, se creează documentul cu o revizie nouă.
   • Dacă angajatul are deja documentul, se adaugă o revizie nouă.
4. Reguli pentru revizia în lucru — dacă pentru document există deja o revizie în lucru (neaprobată), importul celei noi este refuzat, cu excepția cazului în care regula are bifată opțiunea „Aprobă revizia precedentă dacă este în lucru". În acest caz se aprobă automat doar revizia anterioară, pentru a debloca adăugarea celei noi; revizia nou importată rămâne de verificat.

În caz de eroare la import (CNP neidentificat, angajat inexistent, model OCR nepotrivit, fișier invalid etc.), platforma trimite o notificare de eroare pe email (vezi secțiunea de depanare).

Vizualizarea și editarea datelor extrase („Editează detalii")

Datele extrase automat din fișă pot fi verificate și corectate manual.

Acces: deschide documentul (fișa de aptitudine) angajatului și apasă „Editează detalii". Se deschide un panou lateral cu câmpurile extrase.

Câmpuri editabile pentru fișa de aptitudine:

După modificare, salvează panoul pentru a actualiza datele reviziei.

Notă privind datele de valabilitate: datele de valabilitate ale fișei (data emiterii și data următorului control) sunt datele de început și de sfârșit ale reviziei și se editează direct pe revizie, nu din acest panou.

Exportul datelor (raport „După tip document")

Datele importate (inclusiv câmpurile extrase din fișe) pot fi exportate într-un raport pe tip de document.

Pași:

1. Mergi în secțiunea Rapoarte.
2. Apasă „După tip document".
3. Alege tipul de document dorit (ex. fișă de aptitudine) din listă.
4. Apasă Generează.
5. După finalizarea generării, apasă Descarcă pentru a obține fișierul XLSX.

Fișierul exportat include, pe coloane, câmpurile extrase din fișă (Număr fișă aptitudine, Aviz medical, Fișă pentru / Motiv, Aptitudini suplimentare / Recomandări), alături de datele documentului.

Depanare și observații

Dacă un document trimis prin email nu apare la angajat, verifică:

• Modelul OCR nepotrivit pentru clinică — modelul din regulă trebuie să corespundă clinicii care a emis fișa.
• CNP neidentificat — dacă documentul nu conține un CNP lizibil/valid, importul eșuează.
• Angajat inexistent — CNP-ul extras nu corespunde niciunui angajat din platformă.
• Revizie în lucru — există deja un draft pentru document, iar regula nu are bifată „Aprobă revizia precedentă dacă este în lucru".
• Regulă inactivă sau expeditor greșit — verifică să existe o regulă activă pentru exact adresa de la care a fost trimis documentul.
• Atașament cu parolă — dacă fișierul are parolă, aceasta trebuie completată în regulă.

La eșecul unui import, platforma trimite o notificare de eroare pe email către autorul regulii (sau, în lipsa acestuia, către adresa de contact a organizației), cu detalii despre mesajul care a generat eroarea.

Recomandare: documentele importate sunt adăugate ca revizie nouă, de verificat (nu sunt aprobate automat). La activarea funcționalității pentru o clinică nouă, verifică datele extrase pe mai multe fișe reale înainte de a te baza pe import. Opțiunea „Aprobă revizia precedentă dacă este în lucru" afectează doar revizia anterioară, nu documentul nou importat.