Emitere Documente
Cum configurezi documentele disponibile pentru emitere self-service de către angajați.
Modulul Emitere Documente permite configurarea unui set de documente pe care angajații le pot genera singuri din panoul lor personal, fără intervenția administratorului. Administratorul definește ce documente sunt disponibile și regulile de generare.
1. Lista documentelor configurate
Pagina principală afișează toate tipurile de documente pe care angajații le pot solicita și genera singuri.
Fiecare document afișat reprezintă un tip de document (din catalogul de documente obligatorii al organizației) activat pentru auto-generare.
2. Adăugarea unui document
Apasă „Document Nou" și selectează din listă un tip de document disponibil.
Lista afișează doar documentele din catalogul organizației care nu sunt deja configurate pentru auto-generare. Dacă un document nu apare în listă, înseamnă că este deja adăugat sau nu este disponibil pentru auto-generare.
3. Configurarea unui document
Apasă pe un document din listă pentru a-l configura. Opțiunile disponibile sunt:
| Setare | Descriere | Opțiuni |
|---|---|---|
| Limită generare | Cât de des poate un angajat genera acest document | Fără limită / O dată pe an / O dată la 6 luni |
| Status revizie anterioară | Care este statusul reviziei anterioare care permite o nouă generare | Orice status aprobat / Expirat / Expiră în 15 zile |
| Șterge ciorna | Dacă se șterge automat o ciornă existentă atunci când angajatul generează un document nou | Da / Nu |
| Autor | Operatorul SSM care va apărea ca autor al documentelor generate | |
| Indicație | Text de ajutor afișat angajatului în panoul personal, înaintea generării | Text liber |
4. Ștergerea unui document
Apasă iconița de ștergere de lângă document și confirmă. Angajații nu vor mai putea genera acel tip de document din panoul personal.
Ștergerea din configurare nu afectează documentele deja generate — acestea rămân în dosarul angajaților.
1. Interfața principală
Secțiunea „Documente Emise"
Afișează toate documentele generate de angajați prin mecanismul de self-service.
| Coloană | Descriere |
|---|---|
| Angajat | Numele angajatului care a generat documentul |
| Marcă | Marca angajatului |
| Document | Titlul documentului generat |
| Revizie | Numărul reviziei generate |
| Status | Statusul reviziei (draft / aprobat / arhivat) |
| Data emiterii | Data și ora la care a fost emis documentul |
Secțiunea „Documente Configurate"
Afișează lista documentelor configurate ca disponibile pentru emitere self-service. De aici se gestionează care documente pot fi emise.
2. Configurarea documentelor disponibile
Adăugarea unui document
- În secțiunea „Documente Configurate", apasă „Adaugă Document"
- Selectează documentul din lista disponibilă (RequiredRecords marcate ca disponibile pentru angajați)
- Configurează regulile de emitere (vezi secțiunea 3)
- Confirmă — documentul apare în lista disponibilă pentru angajați
Un document poate fi adăugat o singură dată.
- Editare: Apasă iconița de editare (creion) de lângă documentul dorit
- Eliminare: Apasă iconița de ștergere. Documentul nu mai apare angajaților; documentele deja emise nu sunt afectate.
3. Reguli de emitere
| Regulă | Opțiuni | Descriere |
|---|---|---|
| Limita de generare | Fără limită / Anual / Semestrial | Cât de des poate un angajat emite același document |
| Status revizie anterioară | Aprobat / Expirat / Expiră în 15 zile | Condiția pe care trebuie să o îndeplinească ultima revizie existentă pentru a permite o nouă emitere |
| Șterge draft | Da / Nu | Dacă angajatul mai are o revizie în draft, aceasta este ștearsă automat la generarea uneia noi |
| Autor | Text liber | Valoarea câmpului autor completată automat în documentul generat |
| Indicație | Text liber | Mesaj scurt afișat angajatului pe pagina de emitere |
4. Monitorizarea documentelor emise
Apasă pe un rând din secțiunea „Documente Emise" pentru a naviga la revizia generată din dosarul angajatului respectiv.
5. Filtrare și căutare
| Filtru | Descriere |
|---|---|
| Căutare | Text parțial în numele angajatului, marcă, CNP sau titlul documentului |
| Document | Filtrare după un anumit document configurat |
| Status | Filtrare după statusul reviziei (draft / aprobat / arhivat) |
6. Ștergerea unui document emis
Apasă iconița de ștergere de lângă documentul emis și confirmă.
Ștergerea elimină înregistrarea din modulul Emitere Documente. Pentru a elimina și revizia din dosarul angajatului, șterge-o separat din profilul acestuia.